Die Komplexität muss reduziert werden

Bevor Anbieter mit dem digitalen Rechnungsversand tatsächlich Geld verdienen können, müssen sie die Komplexität der Plattformen und Systeme beherrschen. Idealerweise sollten Rechnungen digital und rechtssicher ausgetauscht werden, gleichgültig in welchem Dateiformat der Absender das Dokument versendet und der Adressat es empfangen möchte. Aufgabe der Dienstleister ist es, die Daten entsprechend zu konvertieren, sicher zu übertragen und digital signiert zuzustellen.

Das allein klingt schon kompliziert. Die unterschiedlichen Systeme, mit denen Rechnungen erstellt und bearbeitet werden, potenzieren die Komplexität. Unternehmen nutzen in ihren Buchhaltungen eine Vielzahl spezieller Branchenlösungen, selbst entwickelter Anwendungen und maßgeschneiderter Fakturierungsprogramme. Hinzu kommt der Massenversand der Energieversorger und Telco-Dienstleister. Deren Rechnungen laufen als Druckstrom aus den Großrechnern der Billing- Systeme. Dieser Strom muss in digitale Häppchen geschnitten, formatiert und verschickt werden.

Darüber hinaus wird der Markt von mehreren Anbietern für die Zustellung bearbeitet. Denn anders als bei der Briefbeförderung gibt es für den digitalen Postversand kein Monopol. Die Anbieter sind daher gezwungen, ihre Plattformen miteinander zu verbinden. Eine digitale Rechnung, die etwa die Deutsche Post ausliefert, muss der finnische Wettbewerber Itella entgegennehmen können.

SAP und Adobe haben eine Marktlücke erkannt und mit einem gemeinsamen Angebot besetzt. Die Zusammenarbeit belegt, dass die rechtssichere Erstellung von elektronischen Rechnungen aus Anwendungen heraus möglich ist. Allerdings sind Systeme von SAP und Adobe in den deutschen Buchhaltungen nicht weit genug verbreitet, um einen Standard setzen zu können.

Zu den Hausaufgaben der Hersteller von Buchhaltungs- und Fakturierungssystemen sollte daher gehören, neben Funktionen für das Drucken künftig das Erstellen von Austauschformaten anzubieten. Doch selbst wenn ein System keine Austauschformate unterstützt, gibt es Möglichkeiten: Beta Systems und Compart etwa bieten Output-Lösungen an, mit denen sich Rechnungen konvertieren lassen. Solche Systeme können Millionen von Dokumenten entgegennehmen, sortieren sie im nächsten Schritt nach Versandweg und formatieren schließlich jede Rechnung für den gewählten Kanal – ob klassischer Postweg oder Internet. Auch für Systemhäuser bieten sich Verdienstmöglichkeiten, wenn es darum geht, Altsysteme beim Kunden für den elektronischen Versand fit zu machen.