Neue Qualität des Datentransports

»Mit unserem ›Dokumentenservice Online‹ bieten wir ganz spezifisch den elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen an«, erläutert Peter Eisenhofer, Projektgeschäftsführer Dokumentenservice Online bei der Deutschen Post. Die Leistung bestehe darin, Informationen in einer gesicherten Art und Weise zu transportieren. »Der Punkt jedoch ist: Um den Nutzen bei dem Empfänger zu erzielen, bedarf es einiger zusätzlicher Arbeiten. Etwa die Konvertierung der Rechnungsdaten «, argumentiert Eisenhofer. Der Kreis der Interessenten kommt aus zwei Richtungen. Einmal seien es die Rechnungsversender, die ein hohes Briefvolumen haben und Druckkosten sowie Porto sparen wollen. »Typische Projekte sehen so aus, dass man aus dem Druckdatenstrom die Dokumente greift, in PDFs wandelt und elektronisch verschickt.«

Dagegen sprechen Empfänger von anderen Kostensenkungspotenzialen. »Die mit der elektronischen Rechnung steigende Rate der Automatisierung, die höhere Quote der Blindbuchungen, die Verminderung der manuellen Arbeitsschritte «, zählt Eisenhofer auf. Ein Ansatz sind möglichst große, zentralisierte Dokumentenplattformen. Denkbar sind aber auch kleinere Dokumentenportale, mit denen die Verantwortlichen eines Konzerns die Intention verfolgen, ihre Schriftstücke unter einem festgelegten Personenkreis zu verteilen.

Der Ansatzpunkt sei auch bei den Kunden der Beta Systems, zunächst Kosten für Druck und Versand zu sparen, erläutert Marcus Luncke, Product Line Manager, Business Solutions, Beta Systems Software. »Überlegen Sie sich, dass die Agenturen der Versicherungen Abrechnungen digital erhalten und diese Rechnungen nicht mehr auf Papier durch das Land gefahren werden«, sagt Luncke. An dieser Stelle sei schnell nachzuvollziehen, dass der Kunde die Umstellung von Papier auf digital favorisiert.

»Ein Vertriebsvorstand hat die Motivation den Papierversand von Dokumenten zu vermeiden, denn damit kann er immense Kosten für Druck und Porto sparen «, schildert Luncke den Start eines möglichen Projekts. »Er hat also die Möglichkeit zu sagen, ich ändere das Verfahren so weit, dass ich meinen Agenturen und Niederlassungen ein Portal zur Verfügung stelle, in dem die Mitarbeiter alle Dokumente finden.«

Falls es notwendig ist, können die Mitarbeiter alle Dokumente auf ihren Arbeitsplatz laden und lokal drucken. »Und am Ende des Tages kann der Vorstand sagen: Meine Abrechnungen sind alle an der richtigen Stelle angekommen. « Dies ist ein Beispiel für ein Dokumentenportal, das vom Konzern selber betrieben wird und nicht von einem externen Dienstleister. »Ein solches Portal können wir für unsere Kunden aufbauen«, unterstreicht Luncke.