Dokumenten-Outsourcing noch in den Kinderschuhen. Auch wenn europäische Unternehmen ihr Dokumenten-Management an externe Dienstleister vergeben, ist das Potenzial lange nicht ausgeschöpft. Dabei könnten hier massiv Kosten gespart werden.

Dokumenten-Outsourcing noch in den Kinderschuhen

Autorin: Simone Leitzke
Unternehmen geben zwar Geld für Dokumenten-Outsourcing aus, aber nicht unbedingt auf die richtige Art und Weise. In den meisten Unternehmen gibt es kaum Hinweise auf ein strategisches Management der Ausgaben für Dokumenten-Dienstleistungen. Zu diesem Ergebnis kommen die Analysten von RS Consulting in ihrer Studie, die von Xerox Global Services in Auftrag gegeben wurde. In Europa fließen jährlich 55 Milliarden Euro in das Outsourcing von Entwicklung, Produktion, Verteilung und Lagerung von Dokumenten, das sind durchschnittlich drei Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens. Dabei führen weniger strategische als taktische Überlegungen zum Outsourcing. So lagern 90 Prozent der befragten Unternehmen losgelöste Teile ihrer Dokumenten-Aktivitäten an Drittanbieter aus und nicht die kompletten Dokumenten-intensiven Geschäftsprozesse. Der Studie zufolge könnten durch die Auslagerung eines höheren Anteils der Dokumenten-Prozesse an eine kleinere Anzahl von Dienstleistern noch mehr Kosten gespart werden.

Bisher greifen nicht einmal 20 Prozent der Unternehmen beim Dokumenten-Outsourcing auf nur einen oder wenige Anbieter zurück. Durch die Verteilung der Aufgaben auf zu viele Anbieter können Wirtschaftlichkeitsgewinne durch große Stückzahlen nicht genutzt werden. Die Outsourcing-Entscheidungen werden häufig auf Abteilungsebene getroffen. Damit fehlt der Führungsebene häufig der Überblick und die Kontrolle über die Kosten für Dokumenten-Management und -Outsourcing. Mit der mangelnden Transparenz geht die Kontrolle über die gesamte Outsourcing-Verflechtung des Unternehmens verloren und das Potenzial von Dokumenten-Outsourcing kann nur eingeschränkt ausgeschöpft werden. Die Lösung liegt in der Zentralisierung des Outsourcing.