Dokumentenmanagement auf dem Prüfstand (Fortsetzung)

Geschäftskritischer Faktor
Dieser fehlende strategische Fokus ist umso erstaunlicher, da ein Grossteil
der Befragten das Dokumentenmana­gement ihres Unternehmens als einen geschäftskritischen Faktor ansieht. Immerhin schätzen 83 Prozent, dass das Dokumentenmanagement die Produktivität ihrer Büroarbeitskräfte maßgeblich beeinflusst. 66 Prozent meinen sogar, von der Strategie hänge der Unternehmenserfolg mit ab (siehe Grafik oben).
Keine Frage, vom papierlosen Büro sind die Anwender in Deutschland
und Europa noch weit entfernt. Neue ­Kom­munikations- und Informationsquellen wie E-Mail und Internet haben bisher zu einer Zunahme der Druck­volu­mina statt zu einer Reduzierung des Outputs in den Unternehmen ­geführt.
Mit dem Aufkommen von Multifunktionsgeräten haben die Business­anwender nun die Chance, ihre Outputprozesse zu rationalisieren und statt Drucker, Scanner und Kopierer sowie Fax ein einziges Gerät zu kaufen, das all diese Funktionen beherrscht. Allerdings sollte für die richtige Nutzung dieser Hardware die Geräteaufstellung überdacht werden. Unternehmen sollten ­ihre Druck-, Kopier- und Scan­volumen kal­kulieren und festhalten. Berechnen, wer was wann an Output produziert. Die Gefahr ist sonst groß, dass trotz MFPs mögliche Kosteneinsparungspotentiale ungenutzt bleiben.