EPP: Durchgängig automatisierte Prozesse

Bestellprozesse sind in vielen Unternehmen mittlerweile digitalisiert. Doch nur ein geringer Teil überträgt diese Automatisierung auch auf die Rechnungsbearbeitung: In den meisten Fällen werden Eingangsrechnungen noch immer manuell abgeglichen, kontrolliert und bearbeitet. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote. Um von den Vorteilen automatisierter Prozesse zu profitieren, gilt es daher, die Kreditorenbuchhaltung in den Bestell-Workflow zu integrieren. Denn nur durch ein vollständiges »Enterprise-Purchase-to-Pay« lassen sich Prozesse verschlanken, Fehler vermeiden und die Transparenz erhöhen.

In der aktuellen wirtschaftlichen Situation müssen Unternehmen ihre Ausgaben besonders genau im Blick behalten und Investitionen clever planen. Im Einkauf haben viele Firmen die Vorteile automatisierter Prozesse bereits erkannt und setzen auf entsprechende E-Procurement-Lösungen. Das Einsparpotenzial im Bereich der Finanzprozesse wird bisher jedoch oft verkannt: Häufig werden eingehende Rechnungen per Hand sortiert, kontrolliert, genehmigt und verbucht. Dabei dauert die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung durchschnittlich etwa dreimal so lange wie mit einer automatischen Lösung: Liegt die händische Bearbeitungszeit pro Rechnung etwa bei 15 Minuten, erfordert ein elektronischer Prozess höchstens fünf. Bei einem Unternehmen mit 1.000 Eingangsrechnungen monatlich könnten so durchschnittlich 160 Arbeitsstunden eingespart werden. Geht man von zirka 30.000 Rechnungen jährlich aus, lassen sich mit der richtigen technischen Unterstützung die Kosten pro Rechnung von 20 Euro auf einen Euro senken.

Wie aber lässt sich eine Automatisierung der Prozesskette von der Beschaffung bis zur Bezahlung realisieren? Enterprise-Purchase-to-Pay (EPP)-Lösungen zielen genau darauf ab, Rechnungen, Belege und ähnliche Dokumente automatisiert zu bearbeiten. Mit einer solchen Software lassen sich alle eingehenden Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen beziehungsweise Verträgen vollautomatisiert abgleichen und Zahlungsläufe automatisch auslösen. Zusätzlich kann Zeit durch die Archivierung von Papierbelegen eingespart werden. Darüber hinaus sorgen EPP-Lösungen für einen schnelleren Return on Investment: Der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, Verzugszinsen für verspätete Zahlungen gespart und obendrein sichergestellt, dass sich Skontomöglichkeiten optimal ausschöpfen lassen. Zugleich erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter mehr Kontrolle und Transparenz, weil sich der Bearbeitungsstand von Rechnungen jederzeit genau nachvollziehen lässt. Zudem bekommt das Unternehmen einen exakten Überblick über die Verbindlichkeiten – eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung.

1. EPP: Durchgängig automatisierte Prozesse
2. Maximale Flexibilität – durchgängige Prozesse
3. Automatische Verknüpfung von Bestellung und Rechnung
4. Fazit: Durchgängige Prozesse lohnen sich