Enterprise-Purchase-to-Pay
EPP: Durchgängig automatisierte Prozesse
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Maximale Flexibilität – durchgängige Prozesse
Die meisten Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdokumenten verfügen über zertifizierte Schnittstellen und garantieren so eine nahtlose Verknüpfung mit den Systemen für Einkauf und Finanzbuchhaltung. Da der Funktionskern dieser Systeme unabhängig ist, sind Änderungen im Beschaffungsprozess jederzeit möglich und die Lösungsanbieter können ihre Anwendungen schneller an veränderte Aufgaben anpassen. Ein weiterer Vorteil: Die Lösungen lassen sich auch dann integrieren, wenn ein Unternehmen mehrere verschiedene operative Anwendungen einsetzt. Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung. Damit ist es möglich, online auf die Produktkataloge der Anbieter zuzugreifen oder die Kataloge direkt in das eigene System zu implementieren. Im ersten Fall können die Lieferfirmen ihre Kataloginhalte selbst verändern und aktualisieren, während im zweiten Fall die Käuferorganisation die Kontrolle über die Inhalte – wie Produkt- und technische Beschreibungen sowie spezielle Lieferfristen und -bedingungen – behält. Zur externen und internen Kontrolle werden im Katalogsystem auch Informationen und Verträge mit den vereinbarten Konditionen hinterlegt. So lässt sich überprüfen, ob die ausgehandelten Verträge und Modalitäten von allen Lieferanten und internen Abteilungen angewendet und eingehalten werden. Bei einer zentralen Bestell- und Eingangsrechnungsbearbeitung ist jedes Stadium des Prozesses dokumentiert: Die Anwender können jederzeit über bestimmte Suchkriterien wie Buchungskreis, Lieferant, Belegart, Zeitraum, Start- und Enddatum den aktuellen Status eines Bestellvorgangs abrufen.
- EPP: Durchgängig automatisierte Prozesse
- Maximale Flexibilität – durchgängige Prozesse
- Automatische Verknüpfung von Bestellung und Rechnung
- Fazit: Durchgängige Prozesse lohnen sich
