Enterprise-Purchase-to-Pay
EPP: Durchgängig automatisierte Prozesse
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Automatische Verknüpfung von Bestellung und Rechnung
Für eingehende Rechnungen sieht der Prozess dann folgendermaßen aus: Die zu einer Bestellung gehörige Rechnung wird gescannt, dabei in das Workflow-System übertragen oder direkt auf elektronischem Wege an den Kunden verschickt. Eine Optical-Character-Recognition (OCR)-Funktion erkennt die relevanten Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verbindet sie mit den Kreditorenstammdaten aus dem Buchhaltungssystem, gleicht sie mit den Bestelldaten ab und bereitet die Rechnung für die Zahlung vor. Durch die Automatisierung dieser Schritte wird verhindert, dass sich – wie bei der manuellen Dateneingabe oft der Fall – Fehler einschleichen.
Das System verknüpft die Rechnung automatisch mit dem ursprünglichen Bestellauftrag. Somit werden davon abweichende Rechnungen sofort identifiziert. Nur solche „Abweichler“ sind vom verantwortlichen Mitarbeiter einzeln zu prüfen. Dazu erhält der Mitarbeiter via E-Mail einen Link zur Rechnungsdatei. Sobald er grünes Licht gibt, geht die Rechnung zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und wird von dort in das Buchhaltungssystem übertragen. Die korrekten Rechnungen kontiert die Lösung selbstständig und übergibt sie an die Buchhaltung. Das System verfolgt automatisch den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung und Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt gegebenenfalls Erinnerungsmails. Nach Abschluss des gesamten Prozesses wird die Rechnung mit allen Anlagen und Kommentaren revisionssicher archiviert.
Auch regelmäßig wiederkehrende, vertragsbasierte Eingangsrechnungen lassen sich mit einem solchen System deutlich effizienter bearbeiten. Sie werden direkt bei Eingang automatisch kontiert und mit den vorliegenden Verträgen und Zahlungsvorlagen abgeglichen. Auch in diesem Fall müssen nur abweichende Rechnungen individuell geprüft und genehmigt werden.
- EPP: Durchgängig automatisierte Prozesse
- Maximale Flexibilität – durchgängige Prozesse
- Automatische Verknüpfung von Bestellung und Rechnung
- Fazit: Durchgängige Prozesse lohnen sich
