Glasklare ­Geschäftsprozesse. Der Fensterbauspezialist Wertbau optimierte durch elektronisches ­Dokumentenmanagement seine Produktions- und Verwaltungsprozesse und befindet sich unbeirrt auf Wachstumskurs.

Glasklare ­Geschäftsprozesse

»Wir wollen in den kommenden drei Jahren um 50 Prozent wachsen.« Carsten Taig, Sohn des Firmengründers und ­geschäftsführender Gesellschafter der Wertbau GmbH & Co. KG, bleibt trotz ungünstiger Rahmenbedingungen seiner Branche, des Baunebengewerbes, zuversichtlich. Taig glaubt, dass sich langfristig nur jene Unternehmen im harten Wettbewerb behaupten werden, die über hoch automatisierte Produktions- und effektive Verwaltungsprozesse verfügen. »Mit unseren klar definierten, schlanken Geschäftsstrukturen wickeln wir Kleinaufträge genauso effizient ab wie Großprojekte«, so Carsten Taig.
»Kundenindividuelle Massenproduktion« lautet das Schlagwort: Die nahezu unüberschaubare Zahl von Fensterbau-Elementen, etwa Materialien, Profile, Griffe oder Zierelemente, werden in klar definierten Modulgruppen verwaltet. Der Bauherr kann aus dieser modularen Vielfalt sein Wunschfenster beziehungsweise seine Wunschtür selbst zusammenstellen. Das stößt im Markt auf hohe Akzeptanz, fordert von dem Unternehmen aber auch viel Kommunikationsbereitschaft.

Frühe Weichenstellung
Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, führte Wertbau bereits vor einigen Jahren die hauseigene Software »Wertbau online« ein. Das auf Basis eines SQL-Servers laufende ERP-System bildet die unternehmensinternen Geschäftsprozesse ab. Größere Handelspartner sind ­mittlerweile ebenfalls mit dem System ausgerüstet. Sie können so fachlich-technische Berechnungen und Kalkulationen durchführen und komplett elektronisch bestellen ? eine allerdings bisher selten genutzte Option. »Die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel ist aufgrund der Struktur der Branche eher ­selten. Die Übermittlung von Aufträgen und anderen Geschäftsdokumenten geschieht hauptsächlich per Fax«, erläutert Taig.
Nicht zuletzt aufgrund dieser Tatsache hatte sich bei Wertbau im Laufe der Zeit ein 200 Quadratmeter großes Papierarchiv aufgebaut. »Obwohl wir Jahr für Jahr schätzungsweise sechs bis acht Kubikmeter Altakten entsorgt haben, brauchten wir immer mehr Lagerfläche. Suchvorgänge wurden immer zeitintensiver, die Einführung eines elektronischen Archivs war unvermeidlich«, so Taig. Nach dreijähriger Planungs- und Auswahlphase, in der drei Systeme detailliert geprüft wurden, fiel im Herbst 2004 die Entscheidung zugunsten von Docuware.
»Wir haben erkannt, dass die Betreuung bei der Implementierung ein entscheidender Faktor ist. Neben der Funktionalität der Software hat uns auch die Kompetenz des lokalen DocuWare-Partners IT Works überzeugt«, begründet Ralph Rochler, verantwortlicher IT-Leiter bei Wertbau, die Entscheidung. Er verwaltet die IT-Infrastruktur, ein Windows-2000-Netzwerk aus vier Servern und 80 Client-PCs  
Gemeinsam mit dem Systemhaus und den betroffenen Fachabteilungen wurden dann, bereits im Vorfeld der Implementierung, Prozessanalysen durchgeführt. Gewünschte Funktionen, etwa hinsichtlich bestimmter SQL-Abfragen, wurden klar definiert. Das wirkte sich nicht nur positiv auf die Implementierungsdauer, sondern auch auf die Akzeptanz der DMS-Lösung durch die Sachbearbeiter aus.

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