Glasklare ­Geschäftsprozesse

Glasklare ­Geschäftsprozesse (Fortsetzung)

Zeitersparnis dank Workflow-Management
Nach einer vierwöchigen Testphase begann im Januar 2005 die produktive Nutzung des zentralen Dokumenten-Pools durch die Buchhaltungsabteilung. Mehr als 13000 Ausgangsrechnungen sowie die doppelte Menge an Eingangsrechnungen müssen hier jährlich bearbeitet und fakturiert werden. Dabei erlernten die 15 zuständigen Sachbearbeiter die Handhabung des Systems weitgehend durch die Arbeit damit. Die nötige Schulung, die parallel zur Einführung erfolgte, dauerte nur eine Stunde.
Ausgangsrechnungen werden von nun an vom ERP-System parallel für den Versand ausgedruckt und gleichzeitig automatisch verschlagwortet, mit der Dokumentenmanagement-Lösung in Bilddateien umgewandelt und archiviert. Eingangsrechnungen werden mit den zugehörigen Lieferscheinen abgeglichen und gemeinsam mit diesen mittels eines Sony Scanners Typ KV-S 6055 digitalisiert und ebenfalls archiviert.
Auch die Auftragsbearbeitung bei Wertbau erfolgt inzwischen größtenteils elektronisch. Da die Aufträge meist über den zentralen Faxeingang hereinkommen, steht dabei im Mittelpunkt die Fax-Software Tobit Infocenter. Sie ist über eine zertifizierte Schnittstelle im Dokumentenmanagementsystem an den Dokumenten-Pool gekoppelt. Erreicht ein Auftrag als elektronisches Fax die Faxsoftware, wird vom Sachbearbeiter über »Wertbau online« eine Auftragsnummer angelegt. Parallel stempelt Docuware das Dokument und leitet es an die verantwortlichen Mitarbeiter zur Bearbeitung weiter.
Sie erstellen mittels »Wertbau on­line« die Fertigungspapiere und drucken sie mit einem Barcode versehen aus. Anschließend fließen die Dokumente an die Produktion weiter. Nachdem der Auftrag abgewickelt wurde, also die Auftragspapiere die Produktion durchlaufen haben und möglicherweise mit schriftlichen Anmerkungen versehen wurden, gelangen sie zurück in die Auftragsabwicklung. Hier werden sie gescannt und mit den bereits im zentralen Archiv vorhandenen zugehörigen Auftragsdokumenten verbunden.
Rochler weiß die Vorteile dieses Workflow zu schätzen: »Zum einen sind wir aufgrund unserer ISO-Zertifizierung verpflichtet, Dokumente sicher aufzubewahren, die eine Rückverfolgung von Produktionsprozessen gewährleisten, zum anderen erleichtern wir unseren Mitarbeitern ihre Arbeit. Früher ging beim Weg durch die Abteilungen doch gelegentlich ein Blatt Papier aus der Auftragsmappe verloren. Das kann jetzt nicht mehr passieren. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Arbeitsabläufe selbst besser kontrollieren und auf Kundenanfragen schneller reagieren. Die elektronische Auftragsabwicklung trifft deshalb innerhalb wie außerhalb unseres Hauses auf eine hohe Akzeptanz.«

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