Horch, was kommt von draussen rein! (Fortsetzung)

Erst Standardisierung, dann Migration, dann Migration
Zunächst wurde die Hard- und Software-Ausstattung der verschiedenen Betriebsstätten und in der Verwaltung standardisiert. Da viele Rechner nicht mehr den gestiegenen Anforderungen entsprachen, tauschte das Unternehmen die meisten Computer aus. Anschließend wurden auf allen PCs Windows 2000 sowie Office 2003 installiert. Damit die Geschäftsleitung schneller und effizienter auf betriebswirtschaftliche Kenndaten zugreifen kann, wurde das Warenwirtschaftssystem konsolidiert. So kann Autec kurzfristig auf Veränderungen im Markt reagieren.
Gleichzeitig wich auch die alte Telefonanlage der IP-Telefonie. Autec verhandelte hier mit verschiedenen Anbietern und entschied sich schließlich für Cisco Callmanager Express auf einem Cisco 1760 Router und IP-Telefone vom selben Hersteller. »Als wir uns das System bei einem Referenzkunden angesehen haben, überzeugten uns die einfache Bedienung und die zusätzlichen Funktionen, die mittels CTI möglich sind«, erklärt Meißner.
Den Service rund um die IP-Telefonie und die Vernetzung übernimmt der bundesweit aktive IT-Dienstleister Cema AG. Das 1990 gegründete Unternehmen mit Niederlassungen in Dortmund, Mannheim, Frankfurt, Berlin und München hat sich auf IT-Infrastruktur, Netzwerke und IT-Service spezialisiert. Es bietet Beratung, Konzeption, Realisierung und Services und besitzt Zertifizierungen wichtiger Hersteller. Mit Cema wurden Serviceverträge für die Komponenten abgeschlossen, die kurze Reaktionszeiten garantieren. Autec kann jetzt rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr Support beanspruchen. Updates und Upgrades gehören ebenso dazu wie im Bedarfsfall der schnelle Austausch von Komponenten.
Die IP-Telefonie spart gleich mehrfach Kosten. Weil Sprache und Daten über ein Netzwerk fließen, braucht Autec nicht mehr zwei dedizierten Infrastrukturen mit ihrem Verkabelungs- und Verwaltungsaufwand. Für Daten- und Sprachübertragung wird der gleiche Kabeltyp verwendet. So lassen sich IP-Telefon und PC an einem einzigen Kabel betreiben. Damit ist aufwändiges Nachrüsten der LAN-Verkabelung für die Einführung von IP-Telefonie nicht notwendig. Wird IP-Telefonie im gesamten Unternehmen ? also auch über bestehende Datenverbindungen zu Außenstellen ? genutzt, sind interne Telefonate quasi kostenlos. IP-Telefonie lässt sich wesentlich einfacher mit den netzwerkbasierten Geschäftsanwendungen verbinden, da beide auf dem gemeinsamen IP-Protokoll basieren.
Zudem können schnell XML-basierte Funktionen und Anwendungen entwickelt werden, die weit mehr leisten als klassische Telefonie. Beispiele sind CTI-Anwendungen (Computer Telephony Integration) wie Anrufbeantworter-Funktionen, Zeiterfassung, die Anzeige kundenrelevanter Informationen bei Anrufeingang auf dem PC oder die Anwahl des gewünschten Gesprächspartners per Mausklick aus den Outlook-Kontakten. Seit Juni 2004 arbeiten 15 Mitarbeiter in der Zentrale mit der neuen IP-Telefonanlage. In Zukunft plant das Unternehmen, weitere Betriebsstätten mit dieser Technologie auszustatten. Damit möchte Autec die Telefonkosten und der Administrationsaufwand für die vielen verteilten Einzeltelefonanlagen minimieren und die Möglichkeit der Nutzung von Zusatzanwendungen schaffen.