IT-Projekte: Was brauchen wir? Worauf können wir verzichten?

Die künftige Arbeit gedanklich vorweg nehmen

Um diesen (Kommunikations-)Prozess erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, sich bewusst zu machen, vor welchen speziellen Herausforderungen die Beteiligten bei der IT-Spezifikation stehen. Denn diese sind immer wieder die Ursache von Konflikten.

• IT-Spezifikationen beschäftigen sich zumeist mit einem (zunächst) abstrakten, wenig greifbaren Gegenstand. Das heißt, in ihnen werden Problemlösungen skizziert, die im Betrieb noch nicht existieren und die gedanklich oft künftige Arbeitsprozesse vorwegnehmen. Entsprechend schwer ist es, eine Einigung über die Anforderungen an das künftige System (nicht nur zwischen Fachbereich und IT) zu erzielen. Und selbst wenn diese scheinbar existiert, ist noch nicht garantiert, dass das gelieferte IT-System den Vorstellungen der Fachabteilung entspricht (»So haben wir uns das nicht vorgestellt.«).
• IT-Spezifikationen bilden in der Regel die subjektive Wahrnehmung der direkt beteiligten Personen ab. Das heißt, sie lassen sich beim Definieren der Anforderungen an das neue System weitgehend von ihren Einschätzungen leiten, was aufgrund ihrer Erfahrung zum Beispiel betriebswirtschaftlich sinnvoll ist. Diese persönlichen Einschätzungen decken sich meist nur teilweise. Deshalb gibt es bei fast jedem Projekt direkt oder indirekt Betroffene, die ihre Erfahrungen und Bedürfnisse in der IT-Spezifikation nicht ausreichend berücksichtigt sehen. (»Bei uns läuft das anders.«).

Entsprechend schwierig ist es oft, sich projekt- sowie firmenintern auf eine IT-Spezifikation zu verständigen, zumal meist auch die Interessen von Fachbereich und IT divergieren. So erhofft sich der Fachbereich von dem IT-System in der Regel eine bestmögliche Unterstützung der Abläufe und ihrer Varianten. Die IT hingegen favorisiert eine möglichst standardisierte Unterstützung ohne allzu viele Varianten, damit das IT-System nicht zu komplex wird und der Programmieraufwand überschaubar bleibt (»Ihr wollt uns doch nur eure Standardsoftware unterjubeln.«, »Mit euren Sonderwünschen sprengt ihr das Projektbudget.«). Die IT ist zudem daran interessiert, möglichst früh zu einer stabilen IT-Spezifikation zu kommen (»Legt euch doch endlich fest.«). Der Fachbereich hingegen möchte neue Erkenntnisse auch noch im Projektverlauf in das IT-System einbringen (»Wir wissen jetzt noch nicht, wie unsere Prozesse in zwei Jahren aussehen.«).

1. IT-Projekte: Was brauchen wir? Worauf können wir verzichten?
2. Die künftige Arbeit gedanklich vorweg nehmen
3. Reflektieren, was nötig und realisierbar ist

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