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Gastbeitrag Projektmanagement

IT-Projekte: Was brauchen wir? Worauf können wir verzichten?

22. April 2010, 9:17 Uhr | Lars Bube

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Reflektieren, was nötig und realisierbar ist

Auch an anderen Punkten sind die Interessen von Fachbereich und IT im Projektalltag häufig verschieden. So sind die Projektmitarbeiter beim Erstellen und Umsetzen der IT-Spezifikation zum Beispiel meist auf die Expertise der Spezialisten aus den Fachbereichen angewiesen. Deren Einbindung in das Projekt darf aber nicht so weit gehen, dass ihr Wissen im operativen Geschäft fehlt und die Fachbereiche handlungsunfähig werden.

Mit den genannten Grundkonflikten kämpfen Fachabteilung und IT beim Erstellen von IT-Spezifikationen immer wieder. Deshalb sollte dieser Prozess nicht mechanisch, sondern dynamisch und interaktiv gestaltet werden. Die Praxis zeigt: Hervorragende Methodenkenntnisse reichen für die IT-Spezifikation nicht aus. Im Gegenteil: Konzentriert man sich zu sehr auf die Methoden statt auf den Prozess, entsteht meist eine Spezifikation, die haarscharf an den eigentlichen Bedürfnissen der Fachseite vorbeigeht.

Fördern Sie deshalb einen regelmäßigen Informationsaustausch zwischen Fachabteilung und IT (zum Beispiel in Form von Workshops, in denen die Arbeitsprozesse gemeinsam visualisiert werden), damit ein wechselseitiges Verständnis entsteht. Sonst besteht die Gefahr, dass die IT nur ahnt, was der Fachbereich zu einer erfolgreichen Arbeit braucht, und der Fachbereich nicht versteht, wo seine Wunschvorstellungen an (informations-)technische Grenzen stoßen.

Die unterschiedlichen Sichtweisen sowie Erwartungen früh zu erkennen und zur Sprache zu bringen, ist eine Grundvoraussetzung für eine saubere Auftragsklärung. Denn nur wenn ein wechselseitiges Verständnis besteht, gelingt es, sich im Dialog darüber zu verständigen: Welche Features sind (aus fachlicher Sicht) unverzichtbar und worauf können wir nach einer gemeinsamen Kosten-Nutzen-Abwägung gegebenenfalls verzichten?

*Jürgen Rohr ist Inhaber der Projektmanagement-Beratung Vedanova, Wiesbaden und Co-Autor des Buchs »Prozessorientiertes Projektmanagement«, das im Hanser Verlag erschienen ist. (Tel.: 0611/97 774 403; Email juergen.rohr@vedanova.de)