Kommunale IT-Infrastruktur auf dem Prüfstand
Kommunale IT-Infrastruktur auf dem Prüfstand Das Auslagern der IT ist als Mittel zur Kostensenkung sehr beliebt. Das Beispiel der Gemeinde Sinzheim zeigt jedoch, dass Outsourcing nicht unbedingt die erhofften Vorteile beschert.
Die bei Baden-Baden gelegene Ge-meinde Sinzheim mit rund 11000 Einwohnern – nicht zu verwechseln mit dem kurpfälzischen Sinsheim, dessen Vorortclub TSG Hoffenheim zurzeit in der Fußball-Bundesliga von sich reden macht – betreibt ihre Citrix-basierte IT-Infrastruktur seit jeher in Eigenregie. Mit wachsenden Anforderungen an die IT stieß die EDV mit den rund 180 Arbeitsplätzen jedoch an ihre räumlichen Grenzen: »Der Serverraum heizte sich zu stark auf; es kam immer wieder vor, dass einzelne Server wegen Überhitzung herunterfuhren«, erinnert sich Christina Braun, Hauptamtsleiterin der Gemeinde Sinzheim. Deshalb plante die Verwaltung im Frühjahr 2008, einen neuen, größeren Serverraum einzurichten. Anlass für den Gemeinderat, prüfen zu lassen, ob mit dem Outsourcing der IT-Infrastruktur an einen Service-Provider die EDV-Kosten gesenkt werden könnten. Die Gemeinde suchte dafür die Unterstützung der Unternehmensberatung microfin aus Frankfurt am Main, die für ihre Kunden unter anderem Outsourcing-Projekte konzipiert und durchführt und deshalb die aktuellen, marktüblichen Preise und Leistungsbeschreibungen der Service-Provider genau kennt. Aufgabe der externen Experten war es, Einsparpotenziale durch das Auslagern von Services zu untersuchen und zu prüfen, ob der derzeitige Leistungsumfang marktkonform und bedarfsgerecht ist. Um die Kosten für den Betrieb der IT-Infrastruktur zu ermitteln und diese den Angeboten externer Dienstleister gegenüberzustellen, fassten die Berater im ersten Schritt die erbrachten IT-Leistungen zu insgesamt fünf Managed Services – PC-Arbeitsplatz, File Services, Print Services, User Help Desk und Message Service – zusammen. Basis dafür waren die umfassenden Leistungs- und Kostendaten, die EDV-Leiter Thomas Ernst bereitstellte. Diese Managed Services definierten sich über vier Merkmale: In ihnen lassen sich ähnliche Leistungen sinnvoll bündeln, sie können einzeln bezogen werden, sie können mittels definierter Qualitätsindikatoren gemessen werden, und sie sind Benchmark-fähig. So gehört zum Beispiel zum Umfang des Managed Service »PC-Arbeitsplatz« die Bereitstellung und der Betrieb von Arbeitsplatz-Endgeräten sowie zugehöriger Software und lokaler Peripherie; »File Services« umfasst die Bereitstellung und den Betrieb einer Infrastruktur für zentrale Datendienste inklusive Anmeldeservice, Datenhaltung und -sicherung; »Message Services« die Bereitstellung und den Betrieb einer Infrastruktur für E-Mail-Dienste.
- Kommunale IT-Infrastruktur auf dem Prüfstand
- Managed Services unter der Lupe
- Kostensenkung ohne Outsourcing
