Veraltete Technik

Doch trotz dieser guten Ansätze plagte die Zwickauer Verantwortlichen das gleiche Problem wie fast alle ihre Amtskollegen. Eine veraltete Telekommunikationstechnik – in diesem Fall betrieb die Stadtverwaltung seit 1991 in Eigenregie einen Telefonanlagenverbund – machte viele gute Ideen bereits im Ansatz zunichte. Hinzu kam, dass die vorhandenen Telekommunikationssysteme längst nicht die Flexibilität boten, die eine lebendige Verwaltung heutzutage benötigt. »Allein durch organisatorische Veränderungen sowie Mitarbeiterumzüge entstanden überproportional hohe Kosten«, erinnert sich Titus Fanghänel, Sachgebietsleiter Datenverarbeitung (DV) bei der Stadtverwaltung Zwickau. Denn für die notwendigen Änderungen an der Telefonanlage mussten jedes Mal Techniker des Herstellers bemüht werden. Gleichzeitig er­wartete die Stadtverwaltung im Zuge der angestrebten Haushaltskonsolidierung auch von seiner Abteilung Kostenreduzierungen. Eine fast unlösbare Aufgabe für Fanghänel und sein Team. Die bestehenden Wartungsverträge für die Telekommunikationstechnik waren es dann schließlich, die den Sachgebietsleiter auf die Idee brachten, Betrieb und Betreuung der Kommunikationstechnik an einen externen Dienstleister zu vergeben. Der Anbieter übernahm vertraglich die Bereitstellung der kompletten Infrastruktur sowie der Applikationen inklusive Leistungsüberwachung und stellte dem Auftraggeber einen exakt definierten Funktionsumfang zur Verfügung. Die Qualität dieser Dienstleistung wurde in Form einer Leistungsvereinbarung ebenfalls vertraglich festgelegt. Das Besondere an dieser Vereinbarung: Die Systemkosten werden ausschließlich anschluss- beziehungsweise arbeitsplatzbezogen berechnet. Im vertraglich vereinbarten Rahmen kann deren Anzahl je nach betrieblichen Erfordernissen in einem gewissen Rahmen erhöht oder reduziert werden. Bezahlt werden müssen nur die Leistungen, die auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Damit gestaltet sich die Kostenentwicklung überschaubar, planbar und kontinuierlich, was sich insbesondere bei Personalreduzierungen sofort Kosten dämpfend auswirkt. Ideal also für die Zwecke der Zwickauer Stadtverwaltung.