Cleveres Output Management erhöht nicht nur die Produktivität in Unternehmen, sondern hilft gleichzeitig, Kosten zu senken. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen kleine und mittelständische Unternehmen stärker nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und einzusparen. Reseller können mit Beratungskompetenz punkten und Kunden langfristig an sich binden.

Dokumentenverwaltung spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle. Die Unternehmen legen Wert darauf, dass ihre Dokumente sicher und störungsfrei verarbeitet werden. Automatisierte Arbeitsvorgänge können dabei Kosten sparen. »Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen kleine und mittelständische Unternehmen stärker nach Möglichkeiten, Kosten zu senken«, sagt Ingo Retzmann, General Manager Monobrand Channels bei der Xerox GmbH. Seiner Beobachtung zufolge werden Geräte nicht mehr wie so häufig »nach Bedarf« gekauft. Laut Retzmann achten Endkunden inzwischen verstärkt auf die Druckkosten, während der Gerätepreis eine immer kleinere Rolle spielt. Für den Fachhandel bietet sich hier die Möglichkeit, in Kooperation mit Herstellern eine Gesamtlösung aus Hard- und Software anzubieten, die ein reibungsloses Dokumentenmanagement gewährt und die Ressourcen im jeweiligen Unternehmen optimal nutzt.

Wildwuchs bekämpfen

Im Laufe der Zeit haben die meisten Unternehmen viele unterschiedliche Drucksysteme von verschiedenen Herstellern angeschafft. In einer solchen nach dem Zufallsprinzip gewachsenen heterogenen Druckerlandschaft verlieren die Kunden den Überblick über ihre Kostensituation – das Output Management wird ineffektiv. Diese Situation beobachtet auch Thomas Grethe, National Director Indirect Business Division bei Ricoh Deutschland, bei seinen Endkunden. »In vielen mittelständischen Unternehmen ist die Output-Landschaft oft über viele Jahre unsystematisch und unkontrolliert gewachsen«, erklärt Grethe.

Ein wichtiger Punkt bei der Optimierung der Output-Strukturen ist die Überwachung und das Accounting. Moderne Software, wie »Prin Taurus« von AKI, ermöglicht die permanente Kontrolle der Ausgabegeräte über die Netzwerkverbindung. Die Software erkennt den Bedarf und sendet einen Serviceauftrag an den Lieferanten. Dies spart Arbeitszeit und senkt gleichzeitig die Lagerkosten. Parallel lassen sich mit solchen Hilfsmitteln auch die Nutzungsaktivitäten der Geräte auswerten. Die Druckkosten werden so transparent gemacht und für das Controlling ergeben sich neue Grundlagen, um Investitionsentscheidungen im Output-Bereich treffen zu können. »Ein wesentlicher Faktor, der zur Kostensenkung im Output Management beiträgt, ist die Sensibilisierung der Anwender dafür, was die Kostentreiber sind, beispielsweise unnötige Farbausdrucke«, erläutert Dr. Armin Knoblauch, Geschäftsführer AKI GmbH.

Weitere wirksame Maßnahmen: Die Umrüstung von Einzelplatz-Druckern hin zu Netzwerk-Druckern sowie die Umstellung auf einige wenige Druckerhersteller und -typen. »Ich empfehle ausdrücklich, keine Mono-Landschaften einzuführen«, bekräftigt Knoblauch im Gespräch mit Computer Reseller News.

Ein optimiertes Output Management sorgt nicht nur in Großbetrieben für ein enormes Einsparungspotenzial. Auch KMUs können davon in großem Umfang profitieren, ist Christian Gericke, Business Manager bei HP, überzeugt: »Gerade für größere mittelständische Unternehmen bieten innovative Output Management-Lösungen wie HP Exstream jede Menge Mehrwert«, so Gericke. Durch den Einsatz der Software-Lösung können Firmen Dokumente laut HP um bis zu 80 Prozent günstiger erstellen. Gleichzeitig verbessere die Lösung Geschäftsprozesse, da die gesamte Kundenkommunikation einheitlich gestaltet wird.

1. Mit Output Management Kunden binden
2. Von fünf bis 500 Mitarbeiter