Von fünf bis 500 Mitarbeiter

Verschiedene Applikationen, wie z.B. »ProForma Output Manager« unterstützen den Reseller, eine homogenen Output-Struktur zu schaffen. Der Einsatz solcher Applikationen lohnt sich schon bei Betriebsgrößen ab fünf Mitarbeitern. Eine Job-Ticketing-Funktion erlaubt eine genaue Zuweisung der verschiedenen Druckaufträge auf die jeweiligen Mitarbeiter und hilft somit bei der Analyse, wie, wer, was, wie häufig und wie kostenintensiv druckt. Werden nämlich monochrome Druckaufträge vermehrt auf einem Farblaser ausgegeben, so verursacht dies höhere Kosten, als die Ausgabe auf einem reinen Schwarzweiß-Gerät. Dank intelligenter Job-Steuerung ist es möglich, dass bestimmten Arbeitsplätzen nur bestimmte Drucker oder Druckoptionen zugewiesen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass immer die ökonomischste Lösung für den jeweiligen Druck verwendet wird. Für Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bietet Kyocera beispielsweise »KYOcontrol Enterprise« an, das die komplette Steuerung des Dokumenten-Management umfasst. Hier sind Abteilungs-übergreifende Druckjobs ebenso möglich, wie die Einrichtung eines »Least Cost Managements« für Drucke, unter Berücksichtigung von Prioritäten.

Mit der gestiegenen Leistungsfähigkeit der Systeme sind auch die Ansprüche der Mitarbeiter in den Unternehmen gestiegen. So gehört auch das Scannen von Dokumenten inzwischen zu den gewünschten Funktionen in vielen Büros. Diese Funktionalität zählt zwar eher zum »Input«, wird aber dennoch vom Output Management abgedeckt, da viele Multifunktionsgeräte auch über eine Scan-Option verfügen. Dank Output Management landen Dokumente vom Scanner direkt als PDF im E-Mail-Eingang des jeweiligen Anwenders. Der Systemadministrator kann detaillierte Scan-Optionen festlegen und Bedienfehler durch den Anwender ausschließen. Zusätzlich ist es möglich, Kopien zentral auf Fileservern zu sichern, um eine hohe Datenintegrität zu gewährleisten. Da alle Steuervorgänge und Einstellungen zentral erfolgen, wird der einzelne Anwender außerdem noch entlastet.

Laut Oliver Hoffmann, Geschäftsführer der Readsoft GmbH, ist der Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe ein klassisches Beispiel für papierlosen, automatisierten Workflow. Die Workflow-Aufgabe lässt sich mit dieser Lösung von der Buchhaltung zum Sachbearbeiter oder einem Vorgesetzten senden, Unstimmigkeiten zu einer Rechnung klären oder auch die Freigabe einholen. »Der elektronische Workflow beschleunigt die Bearbeitung einer Rechnung enorm im Vergleich zum papierbasierten Prozess«, beschreibt Hoffmann die Vorteile eine komplett integrierten Output Managements.

Sparsam und grün

Output-Management soll eine optimal genutzte Druckerlandschaft in Unternehmen schaffen, ohne dass zwingend Neuanschaffungen von Geräten erforderlich sind. Die Reseller setzen vor allem auf skalierbare Lösungen, sodass sich Drucker einfach und schnell austauschen lassen. So können Betriebe schnell mit sparsamer Hardware die Kosten dämpfen und zusätzlich noch den Green IT-Gedanken umsetzen, da entsprechende Druckermodelle ressourcenschonend sind: Laut Bernd Austinat, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Kyocera Mita, wird Energieaufnahme gedrosselt und die Betriebsstoffe effizienter genutzt. »Im Bereich Formularmanagement können außerdem Kosten für teure Vordrucke eingespart werden. Mit einem speziellen Berechtigungssystem lassen sich bestimmte Berechtigungen vergeben, beispielsweise für den Farbdruck«, so Austinat.

Für Reseller gibt es gerade in Zeiten zurückhaltender Investition ein großes Potenzial, wenn sie gezielt auf den Einspareffekt setzen und diesen Effekt ihren Kunden transparent darstellen. »Wichtig ist es, im Vorfeld den IST- Zustand der Drucker- und MFP-Infrastruktur zu analysieren und die aktuellen Kosten zu erfassen«, erläutert Michael Lang, Director Channel bei Lexmark, die optimale Vorgehensweise. Das ist die Basis, um das Optimierungspotenzial zu definieren und ein Konzept zu entwickeln. »Hier kann der Fachhandelspartner ein komplettes Output-Konzept mit transparenten Seitenpreisen entwickeln und anbieten«, ist Lang überzeugt.

Bernd Austinat von Kyocera Mita fasst zusammen: »Die Reseller und Systemhäuser müssen sich zu »Dokumentenberatern« weiter entwickeln. Der Kunde erwartet heute ein umfassendes Konzept, das alle Aspekte ganzheitlich organisiert und optimiert. Für diese Beratungsleistung muss der Fachhändler speziell geschult sein.« Auch nach dem Verkauf und der Installation einer Lösung beim Kunden sollten Fachhändler weiterhin »am Ball« bleiben, meint Oliver Herbrich, General Manager IT Channel Printer bei der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH: Über eine gründliche Beratung, langfristige Service-Verträge und die laufende Betreuung kann der Händler den Kunden an sich binden, ihn weiterhin beraten und die Output-Landschaft im Unternehmen kontinuierlich optimieren.

1. Mit Output Management Kunden binden
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