Geringe Lizenzkosten – hohe Betriebskosten

Die Stadt Erlangen begann bereits 2006 damit, ein DMS (Dokumentenmanagement-System) einzuführen. Doch der erste Versuch scheiterte. »Wir hatten ein System gewählt, das relativ günstige Lizenzkosten hatte und einfach zu sein schien. Aber dann entstanden sehr hohe unvorhergesehene Betriebskosten, etwa für die Entwicklung von Zusatzsoftware für Funktionen, die im System nicht enthalten waren«, erinnert sich Gerhard Matuschke vom E-Government-Center der Stadt Erlangen. Man hatte sich zudem erhofft, dass viele Kommunen das gleiche Programm implementieren würden, doch diese Hoffnung erfüllte sich nicht. Das Produkt war zudem nicht universell einsetzbar und – das hält Matuschke für das schlimmste Handicap – »es war zu schwer bedienbar, deshalb fehlte die Benutzerakzeptanz.«