Albtraum hybride Akte

Nun arbeitet man am zweiten Versuch, der von Anfang an stärker anforderungsorientiert konzipiert wird. Denn schließlich ist das Projekt an sich herausfordernd genug. So gehen bei der Stadt 140 Millionen E-Mails jährlich ein, von denen nach Aussonderung des Spams immerhin noch 750000 relevant für die Arbeit der Kommunalverwaltung sind. Dazu kommen elektronische Formulare. »Wir müssen in Zukunft mit einer hybriden Aktenführung leben«, sagt Matuschke. Darin mischen sich di­gi­tale und Papiermedien. »Das könnte schlimmstenfalls sogar die Transparenz des Verwaltungshandelns ge­fährden«. Suche und Ablage seien unter derartigen Gegebenheiten sehr schwierig. Darüber hinaus müsse man hohe Anforderungen an die technische Ausgestaltung einer DMS-Lösung stellen. »Eine elektronische Akte einfach im Dateisystem ist schließlich nicht veränderungs- und revisionssicher.« Auch eine Lösung für die Langzeitarchivierung stehe noch aus. Matuschke: »Die Anfor­derungen sind sehr hoch, schließlich haben wir es hier mit Leuten zu tun, die in Hunderten von Jahren denken, nicht in Fünf-Jahres-Zyklen.« Als Ziele beziehungsweise Anforderungen an das neue DMS definierte Matuschkes Team beim zweiten Versuch, dass die DMS-Lösung den gesamten Lebenszyklus der Dokumente von der Erstellung beziehungsweise dem Scannen oder Dateiimport bis zum eventuellen Löschen umfassen sollte. Weiter sollte es möglich sein, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und auch Notizen einzubeziehen. Die Abläufe sollten dem Datenschutz genügen und revisionssicher sein. Außerdem sollte das Prozedere alle Akten und Vorgänge, bei denen das nötig ist, einer Langzeitarchivierung zugänglich machen. Die neue DMS-Lösung soll sich weiter in Word, Outlook und möglichst viele der 150 Fachverfahren in­tegrieren lassen. »Das ist bezüglich Outlook aber wohl eher Zukunftsmusik«, konzediert Matuschke. Vor allem aber wird nun großer Wert auf Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung und einfache Anpassbarkeit gelegt. »Schließlich müssen auch Leute mit den Systemen arbeiten, die Technik mit spitzen Fingern anfassen«, betont der E-Government-Spezialist. Zudem wünscht sich Matuschke, dass das Problem der E-Mail-Archivierung gelöst wird. Schließlich sollen nicht alle 750000 Mails im Archiv landen, sondern nur die relevanten. Wie aber die auszuwählen sind, ist derzeit noch unklar. Klar ist immerhin, dass der Zugriff auf alle gespeicherten Dokumente über eine umfassende Volltextsuche erfolgen wird. Damit sich diesmal die Anwender von Anfang an einbezogen fühlen, durften die einzelnen Fachbereiche und Ämter ihre wichtigsten Anliegen bezüglich des DMS priorisieren. »Wichtig ist auch, dass der Oberbürgermeister mitzieht und von Anfang an ein Kommunikationsplan erstellt wird. Es muss klar sein, wer wann wie einbezogen und informiert werden soll«, betont Matuschke. Denn es fehle noch an grundlegendem Vertrauen in die DMS-Technologie im Allgemeinen.