Outputmanagement: Kostenreduzierung durch zentrale oder dezentrale Geräteaufstellung?
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Outputmanagement: Kostenreduzierung durch zentrale oder dezentrale Geräteaufstellung? (Fortsetzung)
Große und mittelständische Unternehmen erkennen zunehmend, dass Arbeitsplatzgeräte ? insbesondere multifunktionale Lösungen ? unnötige Wege reduzieren und die Produktivität steigern können. Standen bisher nur die Anschaffungskosten der Hardware und der jeweiligen Verbrauchsmaterialien im Fokus der Entscheidung, so werden jetzt verstärkt versteckte Kosten berücksichtigt. Wenige Sekunden für den Gang zum Abteilungsfax, zum Abteilungskopierer oder zum Abteilungsdrucker summieren sich im Laufe eines Jahres zu etlichen Stunden. Stunden, die Mitarbeiter produktiver verbringen könnten. Wenn ein Mitarbeiter, um sein gedrucktes Dokument vom Gang zu holen, 30 Sekunden läuft und dies einmal stündlich machen muss, dann ist der Mitarbeiter bei 200 Arbeitstagen gut 15 Stunden unterwegs. Das klingt vielleicht nicht spektakulär, es sind dennoch zwei Arbeitstage. Und wie viele Unternehmen haben nicht inbrünstig die Abschaffung eines einzigen Feiertages gefordert, um das Wirtschaftswachstum anzukurbeln?
Keine Frage: Diese Rechnung trifft nicht auf jedes Unternehmen zu. Zentrale Lösungen und kleine Geräteparks haben durchaus ihre Vorteile. Aber eben nicht immer und vor allem nicht überall. Doch welches System ist wann sinnvoll? Eine Entscheidungshilfe können kostenlose Softwaretools wie das von Brother liefern, das im ersten Schritt Anschaffungs- und Folgekosten während eines geplanten Einsatzzeitraumes unter Berücksichtigung des voraussichtlichen Druckvolumens addiert. Im zweiten Schritt wird dann anhand der eingestellten Parameter die Anzahl der notwendigen Wege und der damit verbundenen Zeiten ermittelt. In Verbindung mit einem durchschnittlichen Lohn, der ebenfalls eingegeben werden kann, lassen sich so Produktivitätskosten in Euro und Cent ausrechnen. Dies ermöglicht eine Vergleichbarkeit von Arbeitsplatzlösungen mit Abteilungslösungen, aber auch von Arbeitsplatzlösungen untereinander oder einen Vergleich von Kauf- zu Klickpreismodellen. Wie der persönliche PC am Arbeitsplatz die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert hat, so kann auch der persönliche Drucker oder der persönliche Kopierer am Arbeitsplatz die Effizienz steigern.
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