Technische Lösungen
Als technische Mittel für eine regelkonforme Unternehmensführung bieten sich Document- und Record-Management, ein revisionssicheres E-Mail-Journal und Identitätsmanagement-Systeme an. Über Document- und Record-Management können, sofern richtig ausgelegt, alle relevanten Inhalte verlässlich gesichert und schnell wieder aufgerufen werden. Außerdem lassen sich durchgeführte Änderungen lückenlos aufzeichnen und dokumentieren sowie Inhalte, die nicht verändert werden dürfen, vor Manipulationen schützen. Das revisionssichere E-Mail-Journal zielt speziell für die elektronische Post in die gleiche Richtung. Die Stärke einer Identitätsmanagement-Lösung besteht darin, dass sämtliche Zugriffe sowie die zugreifenden Personen exakt dokumentiert und diese Informationen jederzeit zentral über integrierte Reporting-Werkzeuge von der Revision ausgewertet werden können. Dazu werden Identitätsmanagement-Lösungen direkt an das Dokumentenmanagement-System beziehungsweise das Content-Management-System angekoppelt. In der Praxis wird sich meist eine ausgewogene Mischung aus allen drei technischen Lösungen ergeben. Dazu sollte das Unternehmen den Umfang, die Wirkungsbreite und die zeitliche Reihenfolge der zu treffenden technischen Maßnahmen genau kennen. Wichtig ist zudem, die möglichen Managementprodukte schon frühzeitig in die Konzeption einzubeziehen. Denn ihr Funktionsumfang und ihre Schnittstellen sind nicht nur bestimmend für die Ist-Situation, sondern auch für ihre Fähigkeit, neue Gesetze, Vorschriften und Richtlinien flexibel umzusetzen. Die beschriebenen Mechanismen werden nur dann verlässlich implementiert werden können, wenn alle vier Faktoren – Dokumenten- und Content-Management, Management-Mechanismen, Organisation, Mensch – zusammenspielen. Auch für die organisatorischen und Personalmaßnahmen gilt: Möglichst wenige, dafür aber saubere interne Prozesse sind besser als zu viele Maßnahmen, Vorkehrungen und Zuständigkeiten, die dann eine nicht beherrschbare Komplexität erzeugen.
Dr.-Ing. Jens Jacobsen ist Practice Manager ECM bei Logica.
