Kein Fachpersonal für Installation, Konfiguration, Administration

Um bei dem obigen Beispiel zu bleiben: In einer Außenstelle gibt es oft kein geschultes Fachpersonal oder Netzwerkadministratoren. Es ist daher wichtig, dass Print Appliances in solchen Umgebungen auch von "Laien" einfach und schnell bedient werden können. Dies senkt die Kosten erheblich, denn wenn Fachpersonal für Installation, Konfiguration, Wartung, Troubleshooting etc. benötigt wird, fallen teure Arbeitsstunden an. Alle Print Appliances auf dem Markt verfügen über einen integrierten Web Server als Benutzerschnittstelle. Darüber können Anwender von jedem Client im Netz aus via Browser die gesamte Konfiguration und Administration abwickeln.

Aus Sicherheitsgründen sollte sich die Kommunikation über diesen Web Server bei Bedarf über HTTPs (TLS/SSL) verschlüsseln lassen. Bei manchen Print Appliances sichert ein wirksamer Zugriffsschutz die Gesamtkonfiguration ab. Das ISD300 Intelligent Spooling Device des Netzwerkdruckspezialisten SEH erlaubt darüber hinaus die Integration der Benutzerverwaltung in das Windows Active Directory.

Print Appliances können ohne spezielle Netzwerkkenntnisse bei laufendem Netzwerkbetrieb – „on-the-fly“ – schnell installiert und konfiguriert werden. Auch Soft- und Firmware-Updates zur ständigen Aktualisierung der Netzwerkgeräte lassen sich schnell und bequem von den Websites der Hersteller herunter laden. Die Geräte finden alle im Netz angeschlossenen Printserver beziehungsweise Netzwerkdrucker automatisch und richten sie als Warteschlangen ein, die sich nun bequem über das Webinterface verwalten lassen. Auch knifflige Aufgaben wie die Bereitstellung und Verwaltung von Druckertreibern vereinfacht eine Print Appliance. Das ISD300 von SEH beispielsweise verfügt über die für Windows entwickelte „Point-and-Print“-Funktionalität: Anwender laden einfach alle notwendigen, Point-and-Print-fähigen Treiber für die vorhandenen Netzwerkdrucker auf die Print Appliance. Dort stehen sie für jeden Client nach Bedarf zum einfachen Download bereit, wenige Mausclicks genügen. Updates für die Druckertreiber werden je nach Client-System sogar automatisch über die Print Appliance verteilt, was den Administrationsaufwand deutlich verringert.

Das gleiche gilt für druckerherstellereigene Print Appliances, zum Beispiel die HP PSA 4250, die jedoch seit 2006 nicht mehr hergestellt wird, oder die nur in Nordamerika erhältliche Canon Print Server Appliance. Diese sind mit den herstellereigenen Druckertreibern ausgerüstet und erlauben in der Regel auch die Installation der Treiber anderer Druckerhersteller. Für Administratoren bedeutet dies eine Erleichterung, da alle Aufgaben der Treiberinstallation an einer zentralen Stelle – der Print Appliance – ansetzen. Sie müssen sich nicht mehr um jeden PC einzeln kümmern.