Effizientsteigerung durch digitalisierte Workflows und Druckkostenoptimierung
Rechnungen sollen Geld bringen und kein Geld kosten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Optimierte Prozesse inklusive digitaler Signatur
Heute funktioniert der Prozess der Rechnungserstellung bei Mobility Concept weitgehend automatisiert. Das Vertragsverwaltungssystem LEASMAN erzeugt einen XML-Datenstrom, der in LiveCycle Production Print übernommen wird. Das OMS hält die mit dem LiveCycle Designer erstellten Druckvorlagen für die Rechnungen bereits vor und befüllt das entsprechend adressierte Adobe-Dokument mit den Rechnungsdaten aus dem XML-Datenstrom. Das Ergebnis ist eine Rechnung im PDF-Format, die ausgedruckt und versandt wird. »Damit hätten wir prinzipiell den gleichen Stand wie vor Projektstart, außer, dass wir jetzt ein PDF-Dokument generiert haben«, so Andreas Müller.
Es gibt aber noch weitere Anforderungen, die jetzt erfüllt werden. Die Adobe-Lösung generiert eine AFP (Apple Filing Protocol)-Datei mit den Rechnungsdaten, die an einen Lettershop übertragen wird. Damit ist das Drucken und Kuvertieren der Rechnungen vollständig ausgelagert. Die zweite Anforderung ist der elektronische Rechnungsversand. Immer mehr Kunden von Mobility Concept erhalten ihre Rechnungen jetzt als PDF-Datei in einer E-Mail. Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, muss diese Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
Zu diesem Zweck holt sich ein Dienstleister die Rechnungen aus einem bestimmten Verzeichnis des Production Print Servers, signiert die Dokumente und verschickt sie an die Leasingkunden. Zusätzliche Einsparungen und Prozessoptimierungen konnten auch im Archivumfeld erreicht werden. Production Print erstellt eine Index-Datei der generierten Rechnungen und sichert damit die Anbindung an das Archiv von Mobility Concept. Ohne die Adobe-Lösung müssten die Leasing-Experten die Ausgangsrechnungen über einen Barcode indizieren und danach einscannen. Dieser aufwändige Prozess ist jetzt überflüssig, denn das OMS legt jede Rechnung parallel zur Erstellung im Archiv ab.
- Rechnungen sollen Geld bringen und kein Geld kosten
- Optimierte Prozesse inklusive digitaler Signatur
- 40.000 Euro gespart
