Erfolg durch Vorbereitung
So bringen Meetings Ergebnisse
In vielen Unternehmen jagt ein Meeting das andere. Damit eine Besprechung auch effektiv ist und Ergebnisse bringt, ist die Vorbereitung von entscheidender Bedeutung.
Darauf weist jetzt Michael Barth, Deutschland-Geschäftsführer vom Business-Center-Anbieter Regus hin. Seiner Einschätzung zufolge sind Besprechungen in Unternehmen so häufig, dass sie für viele Mitarbeiter längst zur Routine geworden sind. Zu viele Meetings haben kein klar definiertes Ziel, so zum Beispiel wöchentliche Teambesprechungen oder Fortschrittsberichte. Optimale Besprechungen sollten sich auf konkrete Aktionen beziehen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind. Mit steigender Teilnehmerzahl steigt zudem das Risiko ergebnisloser Gespräche. Daher ist es sinnvoll zu überlegen, welcher Mitarbeiter wirklich anwesend sein muss und die Teilnehmerzahl entsprechend zu begrenzen. Der Veranstalter sollte es jedoch keinesfalls versäumen diplomatisch vorzugehen und betonen, dass nicht eingeladene Mitarbeiter nicht übergangen werden, sondern ihre Zeit für etwas anderes nutzen können.
Eine schlüssige Agenda ist für eine gute Planung entscheidend und sollte den Teilnehmern rechtzeitig bereitgestellt werden, damit sie während der Besprechung darauf eingehen können. Alle Teilnehmer müssen genau wissen, welche Gesprächspunkte Vorbereitung benötigen.
In einem professionellen Konferenzraum mit der richtigen Beleuchtung und Belüftung können sich die Teilnehmer besser konzentrieren, so die Erfahrung des Regus-Geschäftsführers. Daher ist auch die Wahl eines passenden Raumes von Bedeutung. Das gilt besonders für Besprechungen mit potenziellen Kunden. In einem ungenutzten Büro oder in einem Café entsteht nicht derselbe Eindruck wie in einem Raum mit der richtigen Größe, der sich in guter Lage befindet und gut ausgestattet ist. Wer nicht über ein repräsentatives Büro verfügt, kann Konferenzräume auf Tages-, Halbtages- oder Stundenbasis mieten. Darüber hinaus sollte die Ausstattung des Raumes für den Zweck geeignet sein und wesentliche Dinge, wie ein Whiteboard oder ein Projektor, sollten nicht fehlen.
Für viele als Banalität abgetan, ist auch die Verpflegung der Teilnehmer wichtig. Hungrige oder durstige Mitarbeiter sind weniger produktiv. Daher ist es sinnvoll Tee, Kaffee und Wasser und eventuell auch Snacks oder ein Mittagessen anzubieten. Eine Alternative zu Besprechungen können Videokonferenzen sein. Durch sie lässt sich viel Geld und Zeit für Reisen und gleichzeitig die Umwelt schonen.
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