Externer Partner hilft Kosten sparen

Um eine hohe Erfolgsquote zu erzielen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Sobald das Zahlungsziel verstrichen ist, können Sie die erste freundliche Zahlungserinnerung verschicken. Ohne Reaktion des Schuldners ist es sinnvoll, dass Sie die nächste Mahnung durch ein Inkassobüro versenden lassen. Durch diesen Schritt spürt der Kunde, dass es Ihnen durchaus ernst mit Ihrer Forderung ist. Tipp: Gehen Sie mit säumigen Zahlern stets freundlich und fair, aber konsequent um. Druck oder Drohungen sind tabu! Allerdings ist es wichtig und auch fair, wenn Sie dem Schuldner immer die nächsten zu erwartenden Schritte ankündigen. Dazu gehört die Erwähnung zusätzlicher Kosten, aber auch möglicher gerichtlicher Schritte.

Die Erfahrung zeigt, dass die Erfolgsquote am größten ist, wenn Sie ihrem Kunden individuelle Lösungen für sein Zahlungsproblem anbieten. Mögliche Varianten sind Stundung des fälligen Betrages oder Ratenzahlungen. Findet der Inkassopartner hier eine Lösung, mit der alle Seiten leben können, besteht eine gute Chance, dass der in Verzug geratene Geschäftspartner auch weiterhin Ihr Kunde bleibt. Schuldner sind in den allermeisten Fällen prinzipiell zahlungswillig, wenn auch nicht immer zahlungsfähig. Dementsprechend geht auch ein seriöses Inkassobüro vor. Es kontaktiert den Schuldner per Brief oder Telefon und bietet ihm in der Regel Stundung, Raten- oder Teilzahlung des Betrags an. Im Schnitt erklären sich drei von vier Kunden mit einer solchen Vorgehensweise einverstanden, weil sie an deren Zustandekommen nicht selten mitgewirkt haben.

Wer dagegen nur Mahnschreiben verschickt und das Verfahren ansonsten den Gerichten überlässt, kann meist lange auf sein Geld warten: Bis zu eineinhalb Jahre dauert mittlerweile der Gang durch alle Instanzen bis zum gerichtlich vollstreckbaren Zahlungstitel.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, wenn Sie mit dem externen Dienstleister einen individuell auf die Branche und die Kundenstruktur zugeschnittenen Arbeitsprozess abstimmen. Der sollte genau definieren, wer in den einzelnen Verfahrensschritten vom ersten Lastschrifteinzug bis zum möglichen Erstreiten eines Gerichtstitels mit welchen Maßnahmen tätig wird und welche Informationen zu welchem Zeitpunkt miteinander ausgetauscht werden müssen, damit der Prozess optimal läuft.