Startschuss per Workshop

Ein Rechenzentrum zieht um: Egal wie groß die Datenverarbeitung eines Unternehmens ist, ein Betreiberwechsel will gut vorbereitet sein. Beim Outsourcing ist der Umzug zum Dienstleister die erste Bewährungsprobe, ob die Service Level Agreements das Papier wert sind, auf dem sie geschrieben sind. Es kann einiges getan werden, um die Schlüsselübergabe zu meistern. Über das Für und Wider des Outsourcings lässt sich trefflich streiten. Studien sprechen von einer Vielzahl gescheiterter Projekte, während immer wieder Mega-Deals – wie die Auslagerung der KarstadtQuelle-IT an EDS oder die Übernahme des e-Plus-Rechenzentrums durch Atos Origin – die Hoffnung auf ein effizienteres IT-Management durch externe Dienstleister nähren. Sicher ist: Solange die IT ein großer Kostenblock bleibt, wird es Outsourcing von Infrastruktur, Anwendungen und ganzen Geschäftsprozessen geben. Das Marktforschungsunternehmen PAC erwartet, dass der Outsourcing-Markt weiterhin überdurchschnittlich wächst – mit jährlich elf Prozent bis 2010.

Team als Erfolgsfaktor Doch der Druck auf die Outsourcing-Dienstleister ist groß. Der Markt ist hart umkämpft und die auslagernden Unternehmen nutzen die Wettbewerbssituation, um Kosten zu senken und die Service-Erwartungen hochzuschrauben. Umso wichtiger ist es, das Projekt effektiv und kostensparend zu steuern. Wer als Dienstleister beim Projektstart patzt, hat es hinterher schwer, Vertrauen wieder aufzubauen. Der Wechsel zum Outsourcing-Partner sollte so still und reibungslos vonstatten gehen, dass der IT-Anwender – ob intern oder extern – nichts davon merkt. Der Schlüssel zum Erfolg ist das Team. Alle Mitarbeiter, die im Outsourcing-Projekt eine Rolle spielen werden, müssen ins Boot: Die Verantwortlichen für Technik und Betrieb aller IT-Ressourcen wie Host-Rechner und Netzwerke, aber auch die für Sicherheit und Controlling zuständigen Manager. Bei Migrationsprojekten und Anwendungs-Outsourcing sind außerdem Mitarbeiter der Fachabteilungen gefragt, die für die Applikationen zuständig sind. Außerdem gehören natürlich die Projektmanager des Dienstleisters dazu. Vom Zusammenwirken und Engagement dieser Personen hängt es ab, ob das Outsourcing gut verläuft. Nicht selten umfasst die Gruppe, auf die es ankommt, fünfzig und mehr Personen. Zielführend ist die Einberufung eines Kick-off-Workshops, in dem die Rollen und Aufgaben, Regeln und Ziele des Outsourcing-Projektes genau besprochen werden. Mit jedem Teammitglied und dessen Vorgesetzten sollten in einem Vorgespräch Qualifikation, Teamfähigkeit und Motivation überprüft werden. Die Einstellung des Mitarbeiters zu der Veränderung ist wichtig, zumal Outsourcing oft auch mit personellen Veränderungen oder gar Entlassungen verbunden ist, was die Stimmung bei der Belegschaft trübt.