Workshop mit Vorbereitung

Ein erfolgreicher Workshop setzt eine gute Vorbereitung voraus. Wie kann der vereinbarte Leistungsumfang erfüllt werden? Welche Anforderungen und Aufgaben leiten sich daraus ab? Welche Ziele müssen in welchem Zeitraum erreicht werden? Wo setzt man Meilensteine und wie kontrolliert man den Projektfortschritt? Wer hat Zugriff auf welche Daten? Das sind bekannte Projektaufgaben, die aber beim Outsourcing oft nicht strukturiert angepackt werden. Doch so bleibt Optimierungspotenzial ungenutzt. Stehen der Aufgabenkatalog und das Projektteam, geht es an die Verteilung der Rollen. Das ideale Projektteam besteht aus einer Mischung aus Führungskräften und IT-Experten. Wichtig ist eine klare Bestandsaufnahme und Analyse der technischen Leistungen: Was leisten die Computer, wie viele MIPS braucht man für die Anwendungen, welche Speichermedien sind notwendig, welche Release-Stände hat die Software? Denn das Team muss die technische Infrastruktur verstehen, um die Leistungen optimieren zu können. Als grobe Projektorganisation empfiehlt sich eine Aufteilung in drei Teilprojekte: Eine Gruppe, die sich mit Verträgen und Accounting beschäftigt, eine zweite für Hosting und Netzanbindungen, die alle Fragen rund um die Systembereitstellung klärt, und ein drittes Team für Betrieb und Benutzerbetreuung. Das Projektführungsteam bestehend aus Steuerungskreis und Kernteam sollte von Beginn an die unterschiedlichen Eskalationsstufen berücksichtigen. Jedes Teilprojekt sollte einen Ansprechpartner für scheinbar unüberwindbare Probleme bekommen. Findet dieser keine Lösung, ist der Teilprojektleiter gefragt, darauf folgen die Projektleiter des Kernteams. Erst wenn in diesem Rahmen keine Deeskalation möglich ist, sollten die Führungskräfte des Steuerungsteams involviert werden. Hierfür lässt sich schon im Workshop aktives Risikomanagement betreiben: Im Rahmen einer Risikomatrix können im Team die für den Projektforschritt kritischen Punkte am Flipchart aufgelistet werden. Jedes Teilprojekt-Team sollte sowohl von Anwender- als auch von Dienstleister-Seite einen Leiter haben. Begleitend zu dieser Projektorganisation gilt es, Regeln fest vorzugeben. Diese reichen von der Urlaubsliste über die namentliche Benennung von Urlaubsvertretern bis hin zu zeitnahen Ergebnisprotokollen für jedes Meeting. Der pünktliche Start jedes Meetings und ein absolutes Handy-Verbot während der Besprechung sind obligatorisch und eigentlich selbstverständlich.