Unternehmenserfolg mit digitaler Archivierung
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Unternehmenserfolg mit digitaler Archivierung (Fortsetzung)
Wohin mit den Altakten?
Was aber sollte mit den vielen tausend Altakten in Papierform geschehen? Diese waren aus Platzgründen bereits an ein Dienstleistungsunternehmen ausgelagert worden. Da aber die Lagerhalle des Dienstleisters am Stadtrand liegt, die LV1871-Zentrale sich jedoch in der Stadtmitte befindet, mussten die benötigten Akten ständig auf Anforderung per Kurier in die Versicherungszentrale geliefert werden. »Das waren zum Teil mehrere hundert Akten, die da zwei Mal täglich hin und her befördert wurden«, erklärt Alexander Knauth, Projektleiter bei der LV 1871, die Dimensionen. »Es verging in der Regel deutlich mehr als ein Tag, bis der Versicherungssachbearbeiter die Akte auf dem Schreibtisch und damit Zugriff auf die benötigten Informationen hatte.«
Externe Projektvergabe
Dieser Zustand erschien ? vor allem unter dem Gesichtspunkt der Kundenorientierung ? nicht länger hinnehmbar. »Im Rahmen unserer Gesamtstrategie war es notwendig, nun auch die Altakten so schnell wie möglich zu digitalisieren«, so Knauth. »Da unsere beiden Scanner schon mit dem Posteingang ausgelastet waren, entschieden wir uns, diese Leistung extern einzukaufen.« An der folgenden Ausschreibung beteiligten sich mehrere Anbieter, von denen jedoch nur drei in die engere Wahl kamen. Darunter war auch der Waldbronner Lösungsanbieter für den Bereich Digitalisierung von Dokumenten, Scanpoint Europe, der sich schließlich aufgrund des guten Preis-/Leistungsverhältnisses gegenüber den Mitbewerbern durchsetzen konnte. Anfang Juli 2004 begann man mit der Digitalisierung des Altaktenbestandes der LV 1871, die bis heute andauert, da insgesamt mehrere Millionen Blatt Papier eingescannt werden müssen. Bevor das jedoch geschieht, müssen die Akten zunächst jeweils aufbereitet werden. »Man benötigt bei diesen Fallakten immer nur bestimmte Dokumente. Andere sind für die weitere Bearbeitung belanglos und brauchen nicht digitalisiert zu werden«, erläutert Arthur Heimann, Key Account Manager bei Scanpoint Europe. Dieses sogenannte »Clearing« geschah zunächst durch Mitarbeiter der Versicherung, wird aber zunehmend durch speziell dafür geschultes Personal des Lösungsanbieters übernommen. »Wir scannten schneller, als die Akten aus dem Clearing kamen«, so Heimann. »Deswegen haben wir in Absprache mit dem Kunden hier zusätzliche Kapazitäten geschaffen.«
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