Unternehmenserfolg mit digitaler Archivierung

Unternehmenserfolg mit digitaler Archivierung (Fortsetzung)

Mehrere Arbeitsschritte
Die eigentliche Digitalisierung geschieht in mehreren Schritten: In die aufbereiteten Akten werden zunächst gesondert ausgedruckte »Patchcode-Trennblätter« eingelegt. Sie tragen einen Barcode, der die Versicherten­nummer und die Dokumentenart beinhaltet. Anhand dessen wird beim Indexieren und Klassifizieren des ­Dokumentes beispielsweise zwischen allgemein zugänglichen Daten und ­solchen unterschieden, die sensible kundenbezogene Finanz- und Gesundheitsinformationen enthalten. Letztere sind in digitaler Form nur besonders autorisierten Mitarbeitern der Versicherung zugänglich ? eine Unterscheidung, die mit den Papierakten nicht möglich war. Ist alles richtig sortiert, dann werden die Akten mit drei Kodak-Hoch­leistungsscannern eingelesen ? bis zu 30000 Blatt pro Tag. Die Scanner liefern ihre Daten in eine speziell abgeschottete Serverumgebung und werden dort zunächst gespeichert. Zur Qualitätskontrolle erfolgt eine stichprobenartige Sichtung des gescannten Materials. Bei besonders wichtigen Dokumentenarten werden sogar alle Scans überprüft. Einmal pro Tag werden die digitalisierten Akten samt Index-Daten dann auf einen Wechseldatenträger transferiert und an das Dokumentenmanagement-System der Versicherung übergeben.

Gute Akzeptanz
Doch das ist nicht die einzige Verbesserung: Die präzise Recherche und der schnelle Zugriff auf die Akten hat schließlich auch jene Mitarbeiter der LV1871 überzeugt, die der Umstellung auf digitale Unterlagen zunächst skeptisch gegenüberstanden.
»Heute ist die Akzeptanz über­wiegend gut«, bestätigt Alexander Kauth. »Die Kolleginnen und Kolle-
gen haben sich an die neue Arbeitsweise gewöhnt und nutzen die Vorteile, die Ihnen die Digitalisierung bringt.« Noch wichtiger ist für Alexander Kauth aber, dass sich die Vorgangszeiten intern jetzt drastisch verkürzt haben. »Die gesamte Sachbearbeitung wurde beschleunigt und verbessert, ebenso wie die zeitliche und ört­liche Ver­fügbarkeit von Informationen. Damit sind wir unserem Ziel, die Effizienz und Kundenfreundlichkeit zu erhöhen sowie unsere Wettbewerbsfähigkeit zu sichern einen Schritt näher gekommen.«
Bei der LV 1871 rechnet man damit, dass sich die Investition innerhalb weniger Jahre vollständig amortisiert. »Unsere Erwartungen wurden voll erfüllt«, bilanziert Knauth.

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