Von der Kostensenkung zur Wirtschaftlichkeit. Outsourcing verfolgt nicht nur das Ziel, Kosten zu reduzieren. Zunehmend stehen Prozessverbesserungen auf der Agenda der Unternehmen. Doch nicht alles eignet sich für die Auslagerung.

Von der Kostensenkung zur Wirtschaftlichkeit

Im Kontext der derzeitigen gesamtwirtschaftlichen Entwicklung rückt Out-sourcing zunehmend ins Blickfeld der Unternehmensführung. Traditionell stellen Kosteneinsparungen das Hauptziel dar, wenn sich Unternehmen mit Outsourcing beschäftigen. Doch wird Outsourcing in den vergangenen Jahren zusätzlich auch verstärkt als Motor zur strategischen Umwandlung des Unternehmens eingesetzt. Moderne Formen des Outsourcing zielen nicht nur auf kurzfristige Kostensenkungen, sondern zudem auf eine nachhaltige Veränderung der Geschäftsprozesse, da Unternehmen nur so optimal für künftige Herausforderungen gerüstet sind. Aus diesem Grund reicht es nicht, die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von Outsourcing allein auf finanzielle Aspekte zu begrenzen, vielmehr gilt es ebenso langfristige strategische Ergebnisse zu berücksichtigen. Welche Wertschöpfung können Unternehmen aber nun durch Outsourcing erzielen? Eine Frage, die nicht allgemein zu beantworten ist. Das Potenzial von Outsourcing lässt sich in der Regel nur durch eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die das Outsourcing-Vorhaben sowohl aus finanzieller als auch aus strategischer Sicht analysiert, individuell für das Unternehmen ermessen.

Mögliche Einsparungen ermitteln

Welche Einsparungen können konkret erreicht werden? Welche Auswirkungen hat die Auslagerung auf den Ertrag beziehungsweise den Wert des Unternehmens? Ausgangspunkt der Berechnung sind die aktuellen operativen Kosten für die auszulagernde Funktion, die so genannten Basiskosten. Diesen werden die künftigen, vom externen Partner berechneten, Servicekosten gegenübergestellt. Operative Einsparungen werden dabei vom Service-Partner über drei Stellräder realisiert. Zunächst können durch die Konsolidierung zersplitterter Standorte innerhalb eines oder auch über mehrere Unternehmen hinweg Einsparungen erreicht werden. Im Shared Service Center von Accenture, im englischen Aberdeen, teilen sich beispielsweise acht Unternehmen der Ölindustrie Infrastruktur und Systeme und konnten so ihre laufenden Kosten im Rechnungswesen um über 40 Prozent reduzieren. Der zweite Treiber für Einsparungen liegt in der Ausnutzung von Gehaltsunterschieden durch die Verlagerung der Funktion in Niedriglohnländer, das so genannte "Offshore Outsourcing". Bei einer Verlagerung von Deutschland nach Prag oder Budapest beispielsweise sind Gehaltseinsparungen von über 50 Prozent möglich. Der dritte Hebel für Kosteneinsparungen liegt im Bereich der Prozess- und Systemverbesserungen. Die Effizienz eines Bereichs lässt sich durch die Vereinfachung und Standardisierung der Prozesse sowie durch eine erhöhte Automatisierung optimieren.

Neben den laufenden Kosten müssen zudem unbedingt die für die Realisierung der Auslagerung notwendigen Investitionen kalkuliert werden. Diese umfassen die Kosten für den Aufbau des neuen Service Centers, aber auch Kosten, die durch den Übergang beziehungsweise die Entlassung und Neueinstellung von Mitarbeitern entstehen. Gerade in Deutschland dürfen diese Kosten nicht unterschätzt werden. Sollte dies doch der Fall sein, ergibt die Wirtschaftlichkeitsrechnung unrealistische Sparpotenziale, die später unmöglich zu erreichen sind. Zur Gegenfinanzierung der anfänglichen Investitionen können zum Teil Einmalerlöse, so genannte Quick Wins, realisiert werden. Für die verbleibende Investitionslast können schließlich innovative Finanzierungsmaßnahmen ausgearbeitet werden, die die Belastung gleichmäßig und bilanzneutral über die gesamte Laufzeit verteilen.

Ob Outsourcing unterm Strich profitabel ist, hängt von den jeweiligen Einflussfaktoren ab. Allgemein gesehen kommt die überwiegende Mehrheit der Untersuchungen zu dem Ergebnis, dass Outsourcing die operativen Kosten des Unternehmens reduziert. Die Folge sind höhere Margen und bessere Liquidität. Auch positive Auswirkungen auf den Unternehmenswert sind durch Studien belegt. So werden hohe Einsparungen bei den operativen Kosten, beispielsweise bei der Auslagerung des Finanz- und Rechnungswesens, erzielt. Eine aktuelle Untersuchung kommt hier auf Einsparungen zwischen 20 und 50 Prozent. Die höchsten Einsparungen zeigen sich jedoch beim Offshore Outsourcing. Grund hierfür sind die signifikanten Unterschiede in den Personalkosten.

Strategische Funktionen, die direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben, sollten im Unternehmen verbleiben

Strategische Ziele verfolgen

Neben Kosteneinsparungen und der generellen Verbesserungen der Finanzdaten, steht die Verfolgung strategischer Ziele ebenfalls ganz oben auf der Liste von Outsourcing-Projekten bei Unternehmen. Die zweite Dimension der Wirtschaftlichkeitsrechnung ermittelt deshalb das Potenzial von Outsourcing mit dem Ziel, die vorhandenen Kompetenzen des Unternehmens zu verbessern. Als Ausgangspunkt dient dabei das Aufdecken von Kompetenzlücken, die Firmen bei der Umsetzung ihrer Unternehmensstrategie behindern. Davon ausgehend wird analysiert, inwieweit Outsourcing diese Lücken schließen kann. Insbesondere in drei Bereichen können Outsourcer ihre Kompetenz einbringen. Zunächst investieren Outsourcer stärker in technologische Neuerungen, da diese Teil ihres Kerngeschäfts sind. Zudem verfügen Outsourcer über große Erfahrung bei der Standardisierung und Vereinfachung von Prozessen. Der dritte Bereich liegt in der Durchführung der Umwandlung selbst. Outsourcer verfügen über erfahrenes Projektmanagement und die notwendigen Werkzeuge zum Management der Transformation.

Wirtschaftlichkeit allein reicht nicht

Die Feststellung der Wirtschaftlichkeit ist zwar eine notwendige Voraussetzung für den Erfolg eines Outsourcing-Vorhabens, aber allein noch keine Garantie. Zwar zeigt die Wirtschaftlichkeitsrechnung das theoretische Potenzial für Verbesserungen auf. Damit dieses aber wirklich genutzt werden kann, müssen eine Reihe weiterer Bedingungen erfüllt sein. So sollte vor allem festgestellt werden, ob sich eine bestimmte Aktivität zum Outsourcing eignet. Als Faustregel gilt hierbei, dass strategische Funktionen, die direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben, im Unternehmen verbleiben sollten, wohingegen Funktionen, die eher von operativer Bedeutung sind, stärker zur Auslagerung geeignet sind. Zudem lohnt sich Outsourcing besonders in Bereichen, in denen das Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz bei den Kosten und Fähigkeiten unterdurchschnittlich abschneidet. In diesen Bereichen ist das Potenzial für Verbesserungen besonders hoch.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, ergänzt durch die weiter gefasste strategische Analyse der Sourcing-Entscheidung, liefert in der Regel recht eindeutige und zuverlässige Empfehlungen für oder gegen eine Auslagerung. Ist die Entscheidung für Outsourcing gefallen und das Projekt im Gange, hängt der Erfolg jedoch immer stärker von einem einzelnen Faktor ab: Der Qualität der Partnerschaft zwischen Unternehmen und Outsourcer.