Konzernweites, komplexes Rechnungswesen

Nach dem Projekt-Kick-Off im Mai vergangenen Jahres starteten die beiden Unternehmen einen Monat später mit der Feinspezifikation und dann Mitte 2006 mit der Programmierung und Umsetzung. Das komplexe interne Konzern-Rechnungswesen mit Mandanten-übergreifender Stammdatenverwaltung und einer ausgeprägten Leistungsverrechnung stellte in diesem Projekt die größte Herausforderung für Amball dar. Jeder Einsatz und jede Arbeitsstunde der Mitarbeiter muss bei Infra verbucht werden. Somit sind auch in der Kostenrechnung exakte Daten vorhanden, die für mehr Transparenz im Unternehmen sorgen.

Des weiteren sollte auch der Beschaffungsprozess erstmals digital umgesetzt werden: Bedarfsmeldungen, Unterschriftsberechtigungen, Belege, Kostenstelleneinträge etc. mussten als Workflow definiert und eingeführt werden. In Microsoft Dynamics NAV wird nun auch das Investitionsmanagement komplett abgebildet, das alle Investitionen umfasst und damit einen Abgleich der gebuchten Kosten mit den geplanten Mitteln ermöglicht. Die komplexe Struktur der Holding mit den drei Ebenen Konzern, Mandant (Gesellschaft innerhalb des Konzerns) und Geschäftsbereiche der Mandanten erschwerte die Buchhaltung zusätzlich. Heute kann die Konzernverrechnung innerhalb aller Gesellschaften der Infra nahezu automatisch abgewickelt werden.

Erheblichen Aufwand bereitete auch die Integration verschiedener Anwendungen in Microsoft Dynamics NAV über die so genannten Navision Data Ports. Zu den weiterhin bestehenden Anwendungen zählen beispielsweise kVASy für die Verbrauchsabrechnung, DocuWare für das Dokumentenmanagement, die Tanksoftware Autopoll 2000, die Telefonie-Lösung GC Win sowie die Software für den zentralen Zahlungseingang von Bechtloff. Abgelöst hingegen sind heute die ERP-Lösung »IRP« (Fibu, Mawi, Anbu, Auftragsabwicklung, Kostenrechnung, Kontokorrentbuchhaltung, Planung). Auch der Konzern-Abschluss wird ab sofort nicht mehr mit Excel ausgeführt, das übernimmt jetzt Microsoft Dynamics NAV.