Dokumente wiederfinden

Ein anderes Beispiel ist das Records-Management, sprich die ordnungsgemäße »Aktenführung« zu Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Dabei steht die Verkürzung der erforderlichen Zeit für das Bereitstellen der angeforderten Dokumente im Fokus.

Die elektronischen Geschäftsunterlagen werden durch die Methode des Records-Management so aufgezeichnet, dass sie während ihres ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse genutzt werden können und ihre ordnungsgemäße und sachgerechte Archivierung gesichert ist.

Das ist mehr als mit klassischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) möglich ist. Diese können zwar auch Datenquellen wie Mail-Server oder ERP-Systeme integrieren, aber nur mit einem beträchtlichen Aufwand.

Denn sobald Teile der aufeinander abgestimmten Systeme geändert werden, beispielsweise bei einer Migration von Exchange-2003 auf Exchange-2007, muss eventuell das komplette Dokumentenmanagementsystem neu angepasst werden – beispielsweise weil archivierte Datenformate von den neuen Komponenten der IT-Infrastruktur nicht mehr lesbar sind.

Anders ist das bei den modernen Werkzeugen für das Records-Management: Sie greifen konsequent auf die bestehenden Applikationen zu und nutzen die darin enthaltenen Informationen für Suchzwecke.

Mit solchen Werkzeugen für das Content- und Dokumentenmanagement ist sichergestellt, dass elektronische Geschäftsakten wieder gefunden werden – vorausgesetzt, sie sind nicht versehentlich gelöscht worden, befinden sich auf einer defekten Magnetplatte oder sind einer Katastrophe wie Feuer oder Hochwasser oder einem Diebstahl zum Opfer gefallen.

In diesen Fällen ist der Rückgriff auf die Bestände der Datensicherung zwingend notwendig, um die verlorenen oder beschädigten Datenbestände zu rekonstruieren. Die Rede ist von einem Recovery-Management, das alle erforderlichen Maßnahmen für eine Rekonstruktion festlegt: von den adäquaten Backup-Verfahren über die Wiederherstellungs- oder Wiederanlaufmechanismen bis hin zur Verschlüsselung und Verwaltung der Speichermedien.

Datenbestände lückenlos rekonstruieren

Mit den gesicherten Daten können einerseits Datenbestände rekonstruiert werden, andererseits kann aber auch der Wiederanlauf von IT-Systemen auf anderen Datenbank- oder Applikationsservern eingeleitet werden, die für den Störungsfall als Reserve bereit stehen.

Zusätzlich zur klassischen Datensicherung kann so auch für eine möglichst lückenlose Rekonstruierbarkeit des Datenbestandes und eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Anwendungen gesorgt werden.

Dazu lassen sich mit Standardverfahren die zu erwartenden Ausfallzeiten für eine definierte IT-Infrastruktur kalkulieren. Auf Basis dieser Berechnungen lässt sich abschätzen, welcher Aufwand notwendig ist, um einen definierten Grad an Verfügbarkeit sicher zu stellen, beziehungsweise welche Granularität bei der Rekonstruierbarkeit des Datenbestandes noch akzeptabel ist. Das ist natürlich immer auch eine Frage des Aufwandes und der Kosten.

Kenngrößen im Blick

Im nächsten Schritt werden dann zwei wesentliche Kenngrößen ermittelt, die Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit geben: Recovery-Point-Objective (RPO) und Recovery-Time-Objective (RTO). RPO gibt Aufschluss über den vertretbaren Umfang von Datenverlusten.

In den meisten Fällen ist es selbst bei kritischen Transaktionen im – seltenen – Störungsfall zu verkraften, dass einige Daten verloren gehen und auf anderen Wegen wieder beschafft werden. Jedes Abrücken von der Maximalforderung »Kein Datenverlust« macht die Verfügbarkeitslösung günstiger. In manchen Fällen wird jedoch auch der kleinste Datenverlust absolut inakzeptabel sein, weil dadurch kritische Geschäftsprozesse empfindlich gestört würden.

Die Kennzahl RTO dagegen gibt an, wie schnell die Endanwender nach einer Störung wieder online sein müssen. Auch das hängt stark von der jeweiligen Anwendung und ihrer Bedeutung für das Unternehmen ab. Mit diesen beiden Kennzahlen lässt sich der Bedarf an Verfügbarkeit so quantifizieren, dass die optimalen Verfahren und Technologien ausgewählt werden können, die diesem Bedarf Rechnung tragen.

Band oder Platte

Von den beiden Größen RPO und RTO hängen im Wesentlichen auch der Aufwand und die Verfahren ab, die bei Backup und Recovery zum Einsatz kommen. Das fängt mit einem klassischen Voll-Backup an und geht dann über inkrementelle Backup-Verfahren, Snapshots und Continuous-Data-Protection (CDP) bis hin zur Bare-Metal-Recovery.

Als Backup-Medien können dabei Magnetbänder aber auch die schnelleren Plattensysteme zum Einsatz kommen. All diese Verfahren sollte eine Backup- und Recovery-Management-Suite unterstützen, ebenso die relevanten Peripheriegeräte vom Autoloader über die Kassettenbibliothek bis zur Virtual-Tape-Library (VTL) der führenden Hersteller sowie der Client- und Server-Plattformen, die es effektiv zu sichern gilt.

1. Backup und Archivierung im Duett
2. Dokumente wiederfinden
3. Continous-Data-Protection als Ergänzung