Controlling identifiziert 37 Prozent Budgetüberschreitung der Flugkosten, während Geschäftsreisende von nur zehn Prozent ausgehen
Befragung zu Reisekosten: Geschäftsreisende zwischen Controlling und Realität
Die Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen detaillierten Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reise-Management-Prozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Dafür wurden in einer Breitenbefragung über 250 Unternehmen dazu befragt, wie sie die Performance ihres Geschäftsreise-Managements einschätzen - von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung.
Die Ergebnisse der Erhebung aus Sicht des Controllings im Vergleich zu der Sicht von Geschäftsreisenden stehen ab sofort zum Download auf dem Geschäftsreise-Benchmark-Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung. Für interessierte Unternehmen besteht zudem die kostenlose Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereitsteht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen, um so ein individuelles Benchmark zur erhalten.
Die Studie, die im Auftrag von Concur stattfand, zeigt deutlich, dass Geschäftsreisende den Reisekosten-Management-Prozess anders einschätzen als das Controlling.
Die Hauptergebnisse auf einen Blick:
* Das Controlling verzeichnet hinsichtlich der Flugkosten eine Budgetüberschreitung von 37 Prozent, während Geschäftsreisende von nur zehn Prozent ausgehen.
* In Bezug auf die Bahnkosten gibt das Controlling eine Überschreitung von 14 Prozent an, während die Geschäftsreisenden nur von sieben Prozent ausgehen.
* Die Überschreitung der PKW-Kosten beziffert das Controlling mit 16 Prozent und die Geschäftsreisenden mit zehn Prozent.
* Bei den Überschreitungen der Übernachtungskosten gibt das Controlling 16 Prozent an, während die Geschäftsreisenden von zwölf Prozent ausgehen.
* Die Frage, ob es Unternehmensrichtlinien beim Reiseprozess gebe, bejahen 80 Prozent des Controllings und sogar 88 Prozent der Geschäftsreisenden.
Die Studie beweist: Für die Planung des zukünftigen Reisekostenbudgets ist es notwendig, Überschreitungen der kalkulierten Kosten zu dokumentieren. Diese Größen relativieren auch die wahrgenommene Performance im gesamten Reise-Management. Die Überschreitungen kalkulierter Kosten sollten auch in die Planung zukünftiger Reisebudgets einfließen und durch geeignete Gegenmaßnahmen begrenzt werden. Der Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 zeigt aus Sicht des Controllings und der Geschäftsreisenden in Bezug auf die Reisekostenüberschreitung ein klares Bild: Beide Befragungsgruppen sehen deutliche Kostenüberschreitungen, die durch Unternehmensrichtlinien und Compliance-Regelungen eigentlich reduziert oder komplett verhindert werden sollten. Der Grund für die Kostenüberschreitungen liegt wahrscheinlich darin, dass vorhandene Richtlinien möglicherweise schlecht kommuniziert werden oder einfach zu komplex in ihrer Handhabung sind. Dass die Geschäftsreisenden die Überschreitungen deutlich niedriger beziffern, kann für mangelndes Bewusstsein oder mangelnde Sensibilität für die abgefragten Kostenpunkte stehen. Interessant dagegen ist die Tatsache, dass über 80 Prozent der befragten Unternehmen generell Richtlinien für Geschäftsreisen eingeführt haben und entsprechend auch versuchen, diese ihren Mitarbeitern zu vermitteln. Überraschenderweise geben Geschäftsreisende (88 Prozent) sogar öfter als die Controller (80 Prozent) an, dass im Unternehmen spezielle Reiserichtlinien vorhanden sind. Die Wahrnehmung von mehr Richtlinien resultiert vor allem aus der Tatsache, dass die Geschäftsreisenden deutlich häufiger einen Genehmigungsprozess vor Antritt der Reise durchlaufen, der vom Controlling offensichtlich weniger berücksichtigt wird.
In der Studie wurden Unternehmen befragt, die Reise-Management-Tools nutzen oder zukünftig einsetzen wollen. Zur Erfassung zählten die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Unternehmen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung und Beratung ab 500 Mitarbeitern. Ansprechpartner waren über 268 Business- und IT- Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter, die an der Studie teilgenommen haben.
Auf Basis der Selbsteinschätzungen der Teilnehmer der Studie wurden drei Indizes gebildet: Der Geschäftsreise Benchmark Index, der die Gesamt-Performance des Reise-Managements hinsichtlich der Relevanz und Umsetzung widerspiegelt, der Indexwert für die Softwareunterstützung im Reise-Management und der Indexwert für die Messung des Reisekosten-Management-Erfolgs.
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