Praxis: E-Mail-Archivierung
Elektronische Post richtig archivieren
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
CC:Archiv
Abhilfe schaffen Mail-Archive. Die Lösungen reichen hier von Freeware, über installierbare Applikationen und virtuellen Maschinen bis hin zu großen Hardware-Appliances mit Terabyte-weise Sicherungsspeicher. Mail-Archive gibt es zudem als Teil von Dokumenten-Management-Lösungen oder eingebettet in reguläre Backup-Programme.
In den Real-World Labs in Poing hat Network Computing eine Reihe von Lösungen getestet, die sich für unterschiedliche Installationen und Unternehmensgrößen eignen. Im Labor liefen dabei sowohl Anwendungen zum Schutz weniger Postfächer als auch Lösungen, die bis auf mehrere tausend Benutzer skalieren können.
Eine Archiv-Lösung kann höchst unterschiedliche Methoden einsetzen, um an die Nachrichten der Benutzer heran zu kommen. Mit am zuverlässigsten funktioniert das SMTP-Gateway.
Der IT-Manager platziert das Archivsystem logisch zwischen dem externen und dem internen Mailserver. Alle per SMTP ein- und ausgehenden Mails passieren dabei die Sicherungslösung, welche die Nachrichten in Kopie archiviert.
Für die eindeutige Benutzerzuweisung muss sich das Archiv dann aber in ein Verzeichnis integrieren, oder der Verwalter hinterlegt die Daten der Mail-Benutzer individuell auf dem Archiv. Der Nachteil dieses Ansatzes: Alle Spam- und Virenmails kommen auch ins Archiv. Bereits vorhandene Nachrichten lassen sich nicht nachträglich einstellen.
Alternativ kann eine Archivlösung per POP3 oder IMAP auf einen E-Mail-Server zugreifen und die Mails kopieren. Das erlaubt es, die zum Zeitpunkt der Archiv-Einführung bestehenden Mails zu sichern. Für den Alltagsbetrieb genügt IMAP/POP3 mit einem Zeitprofil (Sicherung jede Stunde oder einmal täglich) nur bedingt. Der Anwender könnte hier Nachrichten vom Server löschen, bevor das Archiv eine Kopie davon abgreift.
Zu guter Letzt lassen sich Archive direkt in bestimmte Mail-Applikationen und -Server einklinken. Häufig offerieren die Hersteller eine Exchange-Integration. Die Archive greifen dabei auf die Protokollfunktion des Microsoft-Mailservers zu und erhalten somit die Mails auch dann noch, wenn sie der Anwender bereits aus seinem Postfach entfernt hat. Auch die Integration in Client-Tools wie Outlook steht einzelnen Lösungen zur Verfügung.
Ein gutes Mail-Archiv muss mehrere Zugänge offerieren. Im regulären Betrieb kommen dabei hauptsächlich der SMTP-Proxy und/oder direkte Integration in einen Mailserver wie Exchange zum Einsatz. Zudem bedarf es aber einer IMAP- oder PST-Kopierfunktion für die erste Fütterung des Archivs.
