Software-Asset-Management
Lizenzen ausschöpfen ohne Risiko
In vielen Unternehmen führen Softwarelizenzen ein Schattendasein. Wahrgenommen werden sie oft erst, wenn Hersteller ihr Recht auf ein Audit ausspielen. Aufgrund der rechtlichen wie auch wirtschaftlichen Auswirkungen lohnt der Einsatz eines professionellen Software-Asset-Managements (SAM).Einst der Star jeder Unternehmens-IT, verliert die Hardware kontinuierlich an Bedeutung: Sie ist - abgesehen von einigen Statussymbolen wie Smartphones oder Tablets - austauschbar geworden. Weitere Gründe dafür sind die immer kürzeren Entwicklungszyklen sowie der massive Preisverfall. So macht Hardware nur noch einen geringen Anteil am IT-Budget aus, der Löwenanteil dagegen entfällt auf Software und Services - mit steigender Tendenz. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen heute rund 30 Prozent des IT-Budgets für Software und Wartung ausgeben. Das Spektrum reicht von klassischen Büroanwendungen bis hin zu speziellen IT-Lösungen und Business-Applikationen, die in einzelnen Teams, unterschiedlichen Fachabteilungen oder auch mobil zum Einsatz kommen. Software ist nicht länger nur ein Arbeitswerkzeug, sondern für viele Unternehmen eine wichtige wirtschaftliche Ressource. Doch welche Software wird wo eingesetzt und tatsächlich genutzt? Diese Frage können viele Unternehmen gar nicht oder nur unzureichend beantworten. Vielfach fehlt es gerade im Software-Umfeld an der nötigen Transparenz. Häufig sehen sich Unternehmen erst durch das angekündigte Audit eines Softwareanbieters unmittelbar mit der Thematik der korrekten Lizenzierung im eigenen Haus konfrontiert. Die meisten Hersteller führen ihre Audits in der Regel nur bei Organisationen durch, die mit 500 PCs oder mehr arbeiten. In diesem Unternehmenssegment kommen daher immer häufiger SAM-Lösungen (Software-Asset-Management) zum Einsatz, um die Software-Infrastruktur professioneller, wirtschaftlicher und Compliance-gerecht zu verwalten. Eine SAM-Lösung kann sich aber auch für kleinere Unternehmen rechnen. Auf dem Markt haben sich rund zwanzig Tools etabliert, die sich für den Aufbau und Betrieb eines professionellen SAMs eignen. Aber wie soll ein Unternehmen genau das Werkzeug finden, das für seine individuellen Anforderungen geeignet ist? IT-Berater empfehlen einen individuellen Anforderungskatalog, der alle relevanten Bereiche eines professionellen SAM abdeckt. Er bildet die Basis für die Auswahl einer bedarfsgerechten Lösung. SAM-Werkzeuge für jeden Bedarf Ein wesentliches Ziel bei der SAM-Einführung ist, dass die Unternehmen mit ihren Ressourcen Produktivität und Wirtschaftlichkeit verbessern. Denn die Praxis zeigt, dass sie häufig falsche oder unnötige Lizenzen kaufen. Hinzu kommen ungenutzte Softwarelizenzen, für die trotzdem Wartungskosten anfallen, verursacht durch mangelnde Transparenz und einem unzureichenden Bestandswesen. Dies führt nicht selten zu falschen technischen Entscheidungen, die teuer werden können. SAM hilft dabei, Lizenzierungsprobleme zu erkennen, Kostenfallen zu beheben und nicht zuletzt vorhandene Ressourcen strukturiert zu dokumentieren. Bei einem Audit nimmt der Hersteller in der Regel nicht alle PCs oder Server unter die Lupe. Vielmehr machen die meist neutralen Prüfer nur Hochrechnungen auf Basis von Stichproben, dabei begutachten sie je nach Gesamtmenge drei bis zehn Prozent der Rechner. Jeder dabei entdeckte Fehler wird auf die tatsächliche Zahl der Maschinen hochgerechnet, wodurch sich in einigen Fällen ein für den Kunden nachteiliger Multiplikatoreneffekt ergeben kann. Die Prüfer haben in der Regel einen dezidierten SAM-Hintergrund und wissen genau, wonach sie suchen müssen. Es gibt Produkte, hinter denen sich Lizenzfallen verbergen und bei denen eine hohe Wahrscheinlichkeit besteht, dass etwas im Argen liegt. Eine SAM-Einführung ist aber auch für Planungen sinnvoll. Projektleitern wird häufig zunächst die Frage nach den Kosten gestellt, wenn das Unternehmen vor dem Rollout einer neuen Software steht. Um diese schlüssig zu beantworten, muss erst einmal klar sein, welcher Bestand an Lizenzen vorhanden ist. Hier kann SAM wertvolle Hilfe leisten - ebenso wie bei der Einführung eines neuen Betriebssystems. Dieses stellt meist auch spezifische Anforderungen an die Hardware. Nicht selten sind Komponenten nachzurüsten oder auszutauschen. Der Einsatz von Windows 8 beispielsweise verstärkt den problemlosen Einsatz verschiedener moderner Endgeräte wie Tablets. Dadurch könnten sich die bisher üblichen Neuerungszyklen deutlich verändern. Das Idealszenario sieht folgendermaßen aus: SAM ist Bestandteil eines professionellen IT-Service-Managements nach ITIL. Dieses basiert auf einer CMDB (Configuration Management Database), die als Dreh- und Angelpunkt des IT-Managements dient. Sie sorgt für Transparenz bei Entscheidungen innerhalb der IT und unterstützt darüber hinaus alle IT-Prozesse. Dazu ein Beispiel: Die Kosten für eine bestimmte Applikation sollen zukünftig als Service verrechnet werden, damit eine klar abgegrenzte Kunden-Lieferanten-Beziehung zwischen der IT und den Fachabteilungen entsteht. Um den finanziellen Aufwand für die Bereitstellung einer Anwendung zu berechnen, muss die Hardware ebenso bekannt sein wie die genutzte Netzinfrastruktur, die Softwarelizenzen und die zu erbringenden Dienstleistungen. SAM liefert damit Informationen nicht für eine CMDB, sondern auch für wichtige geschäftliche Aufgaben der Unternehmens-IT. Zehn Tipps für den SAM-Einsatz 1. Bringen Sie alle Beteiligten an einen Tisch (Einkauf, IT, Recht etc.). Sorgen Sie für eine kontinuierliche Kommunikation, etwa über ein institutionalisiertes Gremium und eine zentrale SAM-Intranetseite. 2. Entscheiden Sie zeitig, ob SAM zu Ihren Kernkompetenzen zählt. Ziehen Sie bei Bedarf SAM als Managed Service in Betracht. 3. Kümmern Sie sich stets um die nächsten Quick Wins. Dokumentieren Sie den finanziellen Nutzen durch SAM. 4. Standardisieren Sie Ihr Softwareportfolio. Je weniger Softwareprodukte im Einsatz sind, desto einfacher ist deren Verwaltung. Davon profitieren viele Bereiche, SAM ist nur einer davon. 5. Betrachten Sie die Auswirkungen auf Ihre Softwarekosten, bevor Sie Entscheidungen treffen. Bieten Sie dafür beispielsweise eine interne SAM-Beratung an und vermarkten Sie diese. 6. Halten Sie Ihr SAM-Know-how aktuell. Nutzen Sie dafür zunächst ihre bestehenden Beziehungen zu ihren Softwarelieferanten. 7. Für ein funktionierendes SAM benötigen Sie geeignete Richtlinien, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Prozesse. 8. Sorgen Sie für eine geeignete Tool-Unterstützung für Ihre SAM-Prozesse. Planen Sie dabei jedoch Zeit für Analysen und Bewertungen nach der Erstellung der Tool-gestützten Lizenzbilanz ein. 9. SAM ist keine Insel. Integrieren Sie es in Ihre übrigen IT Prozesse. 10. Sorgen Sie für eine kontinuierliche Weiterentwicklung von SAM. Sonst überholt Sie die technische Entwicklung - man denke etwa an Cloud Computing oder BYOD (Bring Your Own Device). Warum SAM? Ohne SAM zu arbeiten, birgt hohe Risiken. Durch mangelnde Transparenz kann es zu Unter-, aber auch zu Überlizenzierung kommen. Beides kann teuer werden: Entweder nutzen mehr Anwender die Software, als es die Lizenzrechte vorsehen, oder vorhandene Lizenzen finden keine Verwendung und verursachen damit unnötig Wartungskosten. Nicht selten birgt diese Unkenntnis auch rechtliche Risiken, da unwissentlich falsch genutzte Software das Urheberrecht verletzen kann. Vor diesem Hintergrund sollte jedes Unternehmen prüfen, ob es mit SAM die Softwareverwaltung optimieren und transparenter gestalten kann.
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