Konsolidierung der Druckerinfrastruktur
Output-Management reduziert Kosten
Über Jahre gewachsene Druckerlandschaften in Unternehmen können sich als zunehmend ineffektiv und unwirtschaftlich erweisen. Die Konsolidierung der Output-Infrastruktur vom Fax bis zum Kopierer kann den Wildwuchs stoppen und "stille Kosten- fresser" eliminieren. Eine ganzheitliche Konzeption spielt dabei ebenso eine Rolle wie die teilweise Auslagerung von Routine- aufgaben an einen Servicepartner.
In einem Punkt sind sich Analysten einig: Nur wenige Unternehmen kennen ihr Druckaufkommen und
die daraus resultierenden Kosten. Gleichzeitig steigt entgegen früheren Prognosen vom papierlosen
Büro und trotz vermehrt eingesetzter Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme weiterhin die
Anzahl gedruckter Dokumente. Darüber hinaus bewirkt der starke Preisverfall bei Mono- und
Farbdruckern, dass diese oft spontan am Hardwarepreis orientiert über die Abteilungsbudgets oder
die IT beschafft werden, während Kopierer und Multifunktionsgeräte in der Regel über den zentralen
Unternehmenseinkauf laufen. Die Folge: ein unkontrollierter Wildwuchs der Output-Infrastruktur mit
verschiedenen Verbrauchsmaterialien und Serviceverträgen sowie erhöhten Gesamtkosten.
Das Problem: stille Kostenfresser
Entgegen der irrtümlichen Annahme vieler Unternehmen machen die Hardwarekosten in der
TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) lediglich ein Viertel der Druckgesamtkosten aus. Viel
maßgebender hingegen sind anfallende Aufwendungen für Support und Netzwerkadministration sowie
Kosten für Infrastruktur und Ausfallzeiten. Zudem bergen Verbrauchsmaterialien sowie deren
Verwaltung und Handhabung nennenswerte Einsparpotenziale in sich. So verursacht die Beschaffung der
Verbrauchsmaterialien für Drucker und Faxgeräte meist über 40 Prozent der Kosten. Dieser
Erfahrungswert ist erschreckend vor dem Hintergrund, dass rund 25 Prozent der jährlich eingekauften
Verbrauchsmaterialien dann auf Lager liegen, um Druckprozesse aufrechtzuerhalten. Dabei sind
entsprechend den diversen Geräte- und Modelltypen auch viele verschiedene Verbrauchsmaterialien
vorzuhalten.
In einem beispielhaften mittelständischen Unternehmen mit etwa 160 Systemen, zirka 55
verschiedenen Verbrauchsmaterialien und einem monatlichen Druckvolumen von rund 6000 Farb- sowie
200.000 Schwarz-Weiß-Seiten wären dies etwa 10.000 Euro, die das Jahr über im Schrank auf Vorrat
lägen. Erhoffte Einkaufsvorteile durch die Abnahme größerer Mengen relativieren sich in der Regel
durch negative Begleiterscheinungen: Eingelagertes Verbrauchsmaterial wird hin und wieder "
vergessen" und überdauert ungenutzt den Lebenszyklus der passenden Hardware.
Ein weiterer Punkt, der das Drucken in Unternehmen teuer macht, ist die Qualität und Lebensdauer
der Systeme. So sind laut IDC über die Hälfte der bestehenden Drucksysteme mehr als fünf Jahre alt.
Dies führt insbesondere zu vermehrten Support-Einsätzen der IT-Abteilung. Unterschiedliches
Verbrauchsmaterial-Handling bedingt zusätzliche Bedienungsprobleme. So wundert es nicht, dass fast
zwei Drittel (Gartner) aller Helpdesk-Anfragen auf das Drucken entfallen.
Ganzheitliches Konzept: Kontrolle erhöhen, Kosten senken
Um langfristig erfolgreich die Gesamtkosten einer gewachsenen Druckerinfrastruktur zu senken und
ein breites Spektrum an Einsparungsmöglichkeiten zu erschließen, bedarf es eines umfassenden,
ganzheitlichen Konzepts. Dieses sollte statt auf das Hardwarepreisverhalten vielmehr Augenmerk auf
die Wirtschaftlichkeit, Qualität und Leistungsfähigkeit der Druckerinfrastruktur legen. Mit einem
durchdachten Output-Managementkonzept sind Unternehmen sogar in der Lage, ihre Druckerinfrastruktur
bei hoher Kostentransparenz sowie Planungs- und Servicesicherheit an einen Partner auszulagern, der
den Betrieb und das Management dieser Infrastruktur zu monatlich fest kalkulierbaren Kosten
übernimmt. Auf diese Weise brauchen sich Anwender weder um die Beschaffung von Hardware oder
Verbrauchsmaterialien sowie deren Lagerung, noch um Wartungstätigkeiten, Service- und
Finanzierungsverträge zu kümmern. Vielmehr erhalten sie sämtliche Leistungen zu einem monatlichen
Pauschalpreis aus einer Hand. Je nach Unternehmensgröße und Infrastruktur lassen sich hierbei aus
Erfahrung Kosteneinsparungen im gut zweistelligen Prozentbereich erzielen. Zusätzlicher Vorteil:
Aufgrund kurzer Lebenszyklen ist es kaum sinnvoll, Drucker und Kopierer zu kaufen und ins
Betriebsvermögen einzubuchen. Druckleistung per Miete bietet hingegen erhöhte Planungssicherheit
und besseres Controlling. Die "Auslagerung" sowie das professionelle Management der Drucker- und
Kopiererinfrastruktur bietet beispielsweise Oki Printing Solutions mit ihrer Lösung Print
Optimizer. Besonderheit dabei: Neben Oki-eigenen Systemen lassen sich auch Hardware (Drucker,
Kopierer und Faxgeräte) anderer Hersteller mit einbinden sowie Geräte während der Vertragslaufzeit
austauschen.
Sieben Schritte zu effizientem Output
Um alle Facetten des Output-Managements ausspielen zu können, sollte jedem Vertragsmodell eine
umfassende, nach Möglichkeit kostenlose Realanalyse zugrunde gelegt werden. Diese ermittelt
idealerweise die im Unternehmen anfallenden Druckanwendungen, den gesamten
Dokumentenmanagement-Workflow, die Beschaffenheit der jeweiligen Stellplätze von Druckern,
Kopierern, Multifunktions- und Faxgeräten sowie räumliche Gegebenheiten und Größe der
Arbeitsgruppen. Ebenso fließen der Beschaffungswert aller vorhandenen Systeme, bestehende
(Service-)Verträge mit Herstellern und Dienstleistern im Bereich Output-Management sowie der
Einkauf von Verbrauchsmaterialien, inklusive Papier in die Betrachtung mit ein. Bereits bei der
anschließenden Konzepterarbeitung zeigen sich meist durch folgende Schritte Verbesserungen:
Vereinheitlichung der Systemlandschaft: Sind beispielsweise Inkjet- und
Laserdrucker verschiedener Hersteller im Einsatz, gestaltet sich aufgrund unterschiedlichster
Modellvarianten die Bestellung und Verwaltung der diversen Typen an Verbrauchsmaterialien sehr
zeitaufwändig. Die von System zu System teils recht unterschiedliche Bedienung sowie Handhabung der
Verbrauchsmaterialien erfordert zudem unverhältnismäßig viele Anwenderschulungen und verringert
meist auch die Produktivität. Abhilfe schafft die Konsolidierung der Gerätelandschaft, die auch zur
Folge hat, dass weniger unterschiedliche Verbrauchsmaterialien vorzuhalten sind.
Leistungsanpassung und -verteilung: Bei der Infrastrukturanalyse finden sich
häufig Systeme, die nicht auf die Output-Anforderungen des Anwenders zugeschnitten sind. Welche
Aufgaben die Systeme im Unternehmen abdecken sollen, ist entscheidend für die Auswahl des
Druckertyps, denn aus den technischen Eigenschaften resultieren Stärken und Schwächen im Hinblick
auf Druckqualität, Folgekosten und Zuverlässigkeit. Die Praxis zeigt, dass gerade stillstehende,
ungenutzte Drucker zu Lasten der Mitarbeiterproduktivität gehen und auch mangelnde
Druckgeschwindigkeiten vermeintliche Kostenvorteile durch lange Wartezeiten wieder "auffressen".
Nicht zuletzt spielt die Verteilung der Systeme eine Rolle, damit Mitarbeiter nicht zu lange Wege
gehen müssen, um etwa farbig drucken, kopieren oder faxen zu können.
Zentraler Ansprechpartner für alle Services: Ein zentraler Ansprechpartner für
alle Output-Managementbelange verringert sämtliche Abstimmungsprozesse. Die Zusammenfassung von
Serviceverträgen nutzt Synergien, vermeidet redundante Leistungen und entlastet die
Buchhaltung.
Vor-Ort-Service: Output-Managementkonzepte sollten Vor-Ort-Leistungen zu klar
definierten Service Level Agreements (SLA) umfassen. Durch professionellen Support lässt sich so
die eigene IT-Abteilung entlasten und die Verfügbarkeit der Infrastruktur zugunsten der
Produktivität erhöhen.
Zentrales Monitoring: Neben einer automatisierten Verbrauchsmaterialbestellung
bietet ein zentrales Monitoring die Möglichkeit, Störungen umgehend dem Servicepartner zu melden.
Dieser kann dann entweder remote eingreifen oder einen Serviceeinsatz veranlassen. Darüber hinaus
lässt sich die Infrastruktur hinsichtlich Auslastung und Geräteverteilung laufend überprüfen und
gegebenenfalls weiter verbessern. Auch Verbrauchsmaterial kann frühzeitig eingeplant werden, um
einen Stillstand der Systeme zu vermeiden.
Automatisierte Verbrauchsmaterialbestellung: Ein
Output-Managementdienstleister sollte auch die Lagerung und Lieferung der Verbrauchsmaterialien
übernehmen. So brauchen sich Mitarbeiter nicht mehr selbst darum zu kümmern. Zugleich ist die
richtige Handhabung der Verbrauchsmaterialien sichergestellt, und es entsteht keine Gefahr von
Garantieverlusten aufgrund verwendeter Refill-Produkte. Zudem entfällt die Lagerhaltung, die
wichtiges Betriebskapital bindet, denn die Bestellung kann durch ein Monitoring-System
automatisiert und rechtzeitig erfolgen.
Vergabe von Druckrechten: Um das vereinbarte Druckvolumen für Farb- und
Monodrucke sowie für Kopien zu kontrollieren, empfiehlt es sich, die Systeme zu überwachen und
Druckrechte zu vergeben. So lässt sich mit entsprechender Software genau festgelegen, wer in Farbe
oder nur Schwarz-Weiß in welchem Volumen drucken darf. Das Druckaufkommen lässt sich dabei
einzelnen Kostenstellen zuordnen.
Vor der Umsetzung von Output-Managemenkonzepten empfiehlt es sich, diese auf ihre
Praxistauglichkeit hin zu überprüfen. Beispielsweise sollten diese bestehende Arbeitsprozesse
optimieren und nach Möglichkeit beibehalten, statt sie zu ändern – etwa durch die Zentralisierung
der Druckausgabe und damit meist verbundene längere Wege. Oft ist es aufgrund der Gebäudestruktur
oder durch Kundenverkehr nicht möglich, die Druckausgabe von vielen Einzelplatzlösungen etwa auf
wenige Kopiersysteme zu verlagern. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass nur zirka ein Viertel
des Output-Volumens in Deutschland auf Kopien entfällt, unterstützt ein sinnvoller Mix aus
Druckern, Multifunktionsgeräten und Kopiersystemen in der Regel die Druckanforderungen und
Workflows am besten. Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Umsetzung von Output-Management ist
letztlich eine detaillierte Ist-Soll-Analyse, um eine standardisierte und dennoch hoch
individualisierte Lösung mit allen Vorteilen wie Kostentransparenz, Planungssicherheit,
langfristiger Servicegarantie und Vor-Ort-Support sowie kompletter Finanzierung zu erhalten.
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