Anwendungsbeispiel: Sichererer Austausch von Dokumenten
Praxis: Tracto setzt auf sicheren Datenraum von Brainloop
Die Tracto Technik GmbH ist ein Spezialanbieter von Systemen und Dienstleistungen für das unterirdische Verlegen und Umformen von Rohren. Für den Austausch von vertraulichen Dokumenten mit Kunden und Partnern suchte die Firma aus dem Sauerland eine Lösung, die gleichzeitig sicher und gleichzeitig einfach zu bedienen war. Sie entschied sich letztlich für »Secure Dataroom« des Münchner Anbieters Brainloop AG.
Die Tracto-Technik GmbH & Co. KG ist ein innovatives mittelständisches Unternehmen aus Lennestadt-Saalhausen im Sauerland mit 60 Ingenieuren und mehr als 350 Patenten. Die Firma, die sich in Familienbesitz befindet, hat sich auf Produkte für die grabenlose Verlegung von Kabel- und Rohrleitungen und auf das Umformen von Rohren spezialisiert.
Bekannt wurde Tracto-Technik vor allem durch den »Maulwurf«, der als Markenzeichen für die ganze Branche der Rohrverlegetechnologie steht. Die Firma hat rund 500 Mitarbeiter und exportiert ihre Produkte in mehr als 60 Länder.
Für den Austausch von vertraulichen Dokumenten und deren Bearbeitung suchte Tracto-Technik vor zwei Jahren eine passende Lösung. Zuvor setzte das Unternehmen auf klassische Methode: das Versenden von Dokumenten mittels E-Mail oder mithilfe der herkömmliche Briefpost.
»Das war schlichtweg zu unsicher und – bei der Briefpost – zu langsam, vor allem dann, wenn Dokumente mit Partnern ausgetauscht werden sollten, die in anderen Ländern oder gar auf anderen Kontinenten angesiedelt waren«, sagt Markus Tesche, der zuständige IT-Projektleiter bei Tracto-Technik.
Außerdem war es umständlich und fehleranfällig, wenn mehrere Arbeitsgruppen oder Mitarbeiter gemeinsam ein Dokument bearbeiteten. »Eine unserer Anforderungen bestand darin, dass jederzeit nachvollziehbar sein sollte, wer wann welche Änderungen an Unterlagen vorgenommen hat, Stichwort Versionierung«, ergänzt Tesche.
Der Arbeitskreis IT-Sicherheit bei Tracto machte sich deshalb auf die Suche nach einer Lösung für den sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten. »Es gibt nicht viele Firmen, die eine solche Sicherheitslösung anbieten«, sagt Markus Tesche. »Da unser Unternehmen Kunde der Deutschen Telekom ist, haben wir zunächst dort nach einem passenden Produkt gesucht.«
Nach kurzer Zeit einsatzbereit
Tracto-Technik wurde denn auch bei der Telekom fündig. Doch schließlich stellte sich heraus, dass es sich beim »Secure Dataroom«, den das Telekommunikationsunternehmen anbot, im Grunde genommen um das gleiche Produkt handelte, das auch durch T-Systems vertrieben wurde, in enger Partnerschaft mit der Brainloop AG aus München.
Sobald die Entscheidung für den virtuellen Datenraum von Brainloop gefallen war, ging es Schlag auf Schlag: Nach einem Initial-Workshop, der bei Tracto-Technik stattfand, entwickelte das Unternehmen zusammen mit Sebastian Standke, dem Projekt-Verantwortlichen von Brainloop ein entsprechendes Konzept. Auf dessen Basis wurde anschließend die Infrastruktur erstellt, also die virtuellen Datenräume und das Berechtigungskonzept, das den Zugriff darauf regelt.
Dank der einfachen Bedienung und Benutzerführung, sowie der guten projektbegleitenden Unterstützung durch Brainloop konnten wir die neue Lösung bereits nach kurzer Zeit in Betrieb nehmen«, sagt Tesche.
Die Implementierung gestaltete sich nach seinen Angaben denkbar einfach. »Beim einen oder anderen Benutzer musste dessen Spamfilter angepasst werden, damit die PIN-E-Mails auch durch den Filter zum Anwender gelangen konnten«, erläutert der Experte.
»Dies kommt jedoch nur vor, wenn man zusätzlich zur PIN-Versendung per Handy auch die Übermittlung per E-Mail benötigt. Beides ist jedoch kombinierbar und ein stellt ein zusätzliches Sicherheitsfeature der Lösung dar.« PINs dienen dazu, den Zugang zu vertraulichen Dokumenten zu regeln.
Hohe Sicherheitsstandards
Der IT-Fachmann hebt speziell die hohen Sicherheitsstandards der Brainloop-Lösung hervor: »Es handelt sich um eine Software, die mit Hilfe einer starken Verschlüsselung sowie vom Kunden selbst zu definierenden Zugriffsrechten den Austausch vertraulicher Dokumente auf einfache Art und Weise ermöglicht«, sagt Tesche.
»Zusätzlich werden sämtliche Zugriffe auf den Datenraum in Form von Lesezugriffen, Datenveränderungen oder Fehlversuchen erfasst und revisionssicher nachvollziehbar gemacht.«
Die Dokumente innerhalb des Datenraums werden mittels einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Key) abgelegt. Jede Datenübertragung zwischen Client und Datenraum ist ebenfalls mit einer 128-Bit-Verschlüsselung geschützt.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Mehrsprachfähigkeit der Lösung. »Da wir weltweit tätig sind, war es für uns natürlich sehr wichtig, den einzelnen Benutzern in ihrer Muttersprache Zutritt zum virtuellen Datenraum zu ermöglichen.«
Verwaltet wird der Datentresor, der bei Tracto-Technik ein Volumen von etwa 1 Gbyte hat, durch die hauseigene IT-Abteilung. »Die Software ließ sich auf unkomplizierte Weise in unsere IT-Umgebung integrieren«, so Markus Tesche.
Das Unternehmen setzt schwerpunktmäßig Rechner unter Windows ein, speziell Windows Server 2003 bei den Servern sowie Windows XP und Windows Vista bei den Clients. »Zudem arbeiten wir mit Vmare-ESX-Server im Bereich der Virtualisierung sowie mit Citrix Presentation Server im Thin-Client-Umfeld.«
Im laufenden Betrieb hat sich der virtuelle Datenraum als sehr stabil und frei von Fehlern herausgestellt. Auch der Funktionsumfang überzeugt: »Die Lösung enthält bereits jetzt alles, was man zum sicheren Austausch von vertraulichen Dokumenten benötigt«, sagt Markus Tesche. »Rückwirkend betrachtet sind wir davon überzeugt, die richtige Lösung für unser Problem gefunden zu haben.«
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