Digitale Rechnung macht den Briefträger überflüssig

Die Wahrheit ist simpel. Umso mehr schmerzt sie die Anbieter von Konzepten rund um die elektronische Rechnung: Auf die digitale Zustellung von Rechnungen ist niemand angewiesen – weder im Geschäftsumfeld, noch bei der Abrechnung von Leistungen mit Privatkunden. Denn Papier ist für diesen Zweck ein seit Jahrhunderten erprobtes Transportmedium. Der gesetzlich abgesicherte und von allen Steuerprüfern anerkannte Weg führt vom Briefkasten zu den Sortierzentren, von dort über die Autobahn zum Briefträger.

Doch mit der Möglichkeit, Dokumente digital zu verschicken, entstehen zugleich Konzepte für den Versand von Rechnungen über das Web und andere Datenleitungen. Denn eine digitale Rechnung hilft dem Versender, einen erheblichen Teil seiner Versandkosten zu sparen. Auf Seiten des Empfängers könnte der elektronische Empfang die Prozesse beschleunigen und damit ebenfalls Kosten senken.

Dem gängigen Paradigma zufolge wird der Anteil der Papierpost in Zukunft deutlich abnehmen. Daher positionieren sich die Anbieter auf dem Markt. In deren Augen gilt es, einen ganz großen Kuchen neu zu verteilen. Tatsächlich geht es um eine immense Größenordnung: Etwa ein Fünftel der rund 20 Milliarden Briefe, die jährlich in Deutschland befördert werden, enthält Rechnungen. Schätzungen zufolge werden bislang aber höchstens drei Prozent aller Rechnungen elektronisch versendet. Beim gemeinsamen Roundtable von Computer Reseller News und Output Solutions nannten die Anbieter ihre Argumente, mit denen sie Kunden davon überzeugen, beim Rechnungsverkehr von der sicheren Papierumgebung zu digitalen Formaten zu wechseln.

Itella sehe sich als Provider und stelle eine zentrale Plattform bereit, um Dokumente und Informationen von A nach B zu befördern, unterstreicht Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella, einer Tochterfirma der Finnischen Post. Er argumentiert mit dem Mehrwert, den ein digitales Dokument sowohl dem Versender wie auch dem Empfänger bringen kann. »Dokumentenlogistik wird zur Informationslogistik «, führt Schlotmann aus. »Wenn man also die Informationen verwendet, sie durch Workflows leitet oder andere Prozesse damit anstößt.« Am Ende sei das Ziel, »nicht nur die Rechnung von A nach B zu transportieren, sondern den Mehrwert der Dokumentenübermittlung möglich zu machen«.

Die Übermittlungswege sind Schlotmann zufolge Optionen – sei es Druck, E-Mail, Fax. Itella habe den Anspruch, für jeden Kunden den jeweils besten Weg zu garantieren. »Sollte Druck der beste Weg sein, so werden wir das Dokument drucken und versenden. Sollte es Fax sein, wird gefaxt, sollte es elektronisch sein, verschicken wir es elektronisch. Wichtig ist, dass wir alle Möglichkeiten auf einer Plattform und in einem Unternehmen abbilden. « Das langfristige Ziel sei allerdings immer der größtmögliche elektronische Versand. »Denn an dieser Stelle sparen unsere Kunden die meisten Kosten. Die Übermittlungskosten sollen durch elektronische Transaktionen reduziert werden, das ist das Ziel.«