Elektronische Akte ? Kern der digitalen Verwaltung

Die Verwaltungen müssen effizienter werden. Nur so können sie sparsamer mit Steuermitteln umgehen. E-Government soll es richten. Die wichtigste Säule darin: eine digitale Vorgangsbearbeitung mit dem Dreh- und Angelpunkt elektronische Akte. Aber die digitale Bearbeitung kommt in den Behörden nur langsam voran.
Dabei sind die technischen Voraussetzungen, um den elektronischen Akten in den Behörden buchstäblich Beine zu machen, allesamt gegeben: Von der Digitalisierung des Papiers, der Erstellung elektronischer Formulare über die schnelle Informationsbereitstellung aus einem digitalem Archiv heraus bis hin zum gemeinsamen Arbeiten an elektronischen Akten und dem sicheren Austausch von Dokumenten per digitaler Signatur. Bisher setzt aber lediglich jede siebte deutsche Verwaltung digitale Dokumente und elektronische Unterschriften ein, hat Mummert Consulting Ende letzten Jahres erhoben. Rüdiger Liebe, Senior Consultant bei Unilog Avinci, meint, dass sich die öffentlichen Stellen mit dieser abwartenden Haltung keinen Dienst erweisen, im Gegenteil: »Wenige Verwaltungen haben bisher erkannt, dass die elektronische Akte bei Bürgern und Unternehmen ein Imagevorteil
sein kann«.

Mehr Rechtssicherheit
Die Folgen einer mangelnden Digitalisierung von Bearbeitungsabläufen in der öffentlichen Verwaltung sind durchaus drastisch: Nach dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) kostet die Bearbeitung eines Bescheids in Papierform etwa sieben Euro. Für die digitale Abwicklung desselben Vorgangs setzt das Institut ein Fünfunddreißigstel davon, 20 Cent, an.
Dabei wären selbst die riesigen Aktenberge, die sich über Jahrzehnte in den Behörden angesammelt haben, verfahrenstechnisch kein Problem. »Sämtliche Techniken stehen zur Verfügung, um die Papier­dokumente in eine elektronische und indizierbare Form zu bringen, sie anschließend innerhalb eines elek­tronischen Archivs für schnelle Zu­griffe und eine durchgehende Vorgangsbearbeitung abzulegen«, unterstreicht Raik Heinrich, Site Leiter bei Xerox Global Services. Allerdings ziehe das Scannen jedes einzelnen Papierdokuments »einen gewissen Startaufwand« nach sich, räumt Heinrich ein. »Dafür geht dann die Informationsrecherche und elektronische Vorgangsbearbeitung in den Behörden und ihren Ämtern auf Dauer umso schneller und kostensparender von der Hand«.
Die Deutsche Rentenversicherung Rheinland hat genau das getan, sie hat ihr Papierarchiv, 122 Millionen Papierdokumente aus etwa 1,3 Millionen Akten, in eine elektronische Archivierung überführt. Alle Dokumente sind heute revisionssicher mit qualifizierter digitaler Signatur in einem elektronischen Archiv hinterlegt.