Clearswift-Leitlinien für sichere Kommunikation in Unternehmen
Fortsetzung des Artikels von Teil 3
Guidelines zur Gestaltung der Mitarbeiterkommunikation
Keep it simple – je einfacher und komfortabler Sicherheit einzuhalten ist, um so eher wird sie umgesetzt. Trainings sollten kurz und auf den Arbeitsplatz abgestimmt sein, Informationen knapp und verständlich, Ansprechpartner einfach erreichbar sein.
Lassen Sie Sicherheit nicht in Vergessenheit geraten – Definieren Sie klare Sicherheits-Richtlinien mithilfe regelmäßiger Informations-Updates, beispielsweise dazu, was bei der Nutzung von Internet und Email erlaubt ist und was nicht. Diese Richtlinien sollten schriftlich an zentraler Stelle zur Einsicht vorliegen, regelmäßig aktualisiert und an jeden Mitarbeiter kommuniziert werden.
Erhöhen Sie die Kompetenzen im Umgang mit Sicherheitstechnik – Bieten Sie verständliche Anleitungen und trainieren Sie die Mitarbeiter im Umgang mit IT-Security-Anwendungen wie beispielsweise Verschlüsselung, elektronische Signatur, Passwort-Management, Datensicherung und Archivierung.
Bleiben Sie am Puls der Zeit – Insbesondere die rasanten Entwicklungen bei Web 2.0 und Social Media Anwendungen erfordern regelmäßige Informationen zu rechtlichen und unternehmenseigenen Regelungen beim Umgang mit diesen Medien.
Machen Sie Sicherheit zur Gewohnheit – Bestehen Sie darauf, dass die IT-Security-Anwendungen selbst bei weniger sensiblen Daten genutzt werden. Wenn die elektronische Signierung von Emails beispielsweise auch bei unkritischen Informationen zur Gewohnheit wird, sinken im Ernstfall mögliche Risiken aufgrund von Nachlässigkeit.
Schärfen Sie das Risikobewusstsein – Kommunizieren Sie anhand von praxisnahen Beispielen, wie gefährliche Vorfälle zu erkennen sind und geben Sie den Mitarbeitern klare und einfache Richtlinien an die Hand, was in solchen Fällen zu tun ist.
Reagieren Sie schnell auf Sicherheitsfragen – Definieren Sie verantwortliche Ansprechpartner und schaffen Sie für diese die Voraussetzungen, schnell und kompetent auf Fragen von Mitarbeitern zur Sicherheit im Unternehmen antworten zu können.
Schaffen Sie Raum für Sicherheit – Etablieren Sie ein Sicherheitsforum – etwa im Intranet – um den Dialog mit Mitarbeitern über Sicherheitsfragen, Probleme und Verbesserungsvorschläge zu fördern.
Vergewissern Sie sich über den Stand des Sicherheitsbewusstseins – Befragen Sie Mitarbeiter regelmäßig zur Sicherheit im Unternehmen, zu möglichen technischen oder organisatorischen Problemen oder zu Verbesserungsvorschlägen. Dies hilft die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen zu prüfen und das Thema bei den Mitarbeitern aktuell zu halten.
Dulden Sie keine Ausreden – Lassen Sie sich die Kenntnisnahme von Sicherheitsrichtlinien und die Konsequenzen bei Verstößen schriftlich bestätigen.
Die Bedeutung von Web 2.0 im Unternehmen sowie die Guidelines zur sicheren Kommunikation stehen bei Clearswift auch auf der it-sa 2010 vom 19. bis 21. Oktober in Nürnberg im Fokus (Clearswift in Halle 12, Stand 403).
- Clearswift-Leitlinien für sichere Kommunikation in Unternehmen
- Rechtlicher Hintergrund
- Guidelines zur Schaffung eines Sicherheitsbewusstseins
- Guidelines zur Gestaltung der Mitarbeiterkommunikation
