Zur Funktionsweise heißt es: Der beim Kunden installierte Officemaster sendet und empfängt Faxe über die lokale Telefonanlage und legt empfangene Faxe und Statusmeldungen im gehosteten Postfach ab.
Der Anwender schickt Dokumente, zum Beispiel aus Microsoft Office, als Anhang einer E-Mail über den gehosteten Exchange Server an den lokalen Connector. Dieser versendet anschließend das aus der E-Mail und ihrem Anhang erzeugte Fax.
Ein lokales Active Directory, das sich ständig mit dem zentralen BPOS Active Directory synchronisiert, verwaltet die faxspezifischen Benutzereinstellungen, wie beispielsweise die Durchwahlnummern für den Faxempfang.