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Kommentar: Genehmigungsprozesse via E-Mail und Workflow-Engine steuern

23. September 2010, 14:20 Uhr | Ralf Ladner

Größere Organisationen bauen auf individuell erstellte Berechtigungs-Workflows sowie Identity- und Rollen-Management. So können sie Ordnung in ihre Genehmigungsprozesse und deren Umsetzung bringen. Für kleinere Firmen ist das bestehende E-Mail-System ergänzt um eine Workflow-Engine die pragmatischere Lösung.

Von Norbert Drecker, Geschäftsführer von Twinsec

Kleinere Organisationen haben weniger komplexe Strukturen und Abläufe. Das gilt auch für die Genehmigungsprozesse. Zur Verkettung der Teilprozesse - beantragen, bewilligen, ausführen - reicht in der Regel das E-Mail-System als Transportsystem aus. Wird dieses Transportsystem um eine Workflow Engine erweitert, können darüber komplette Genehmigungsprozesse per Workflow von Person zu Person koordiniert und zur Weiterbearbeitung gesteuert werden.

Wichtig dafür ist, jeder Person entlang der einzelnen Genehmigungsprozesse eine eindeutige Identität und die richtige URL zuzuweisen. Den Nachweis der Identität der am Genehmigungsprozess beteiligten Personen erfolgt per Authentisierung gegenüber dem E-Mail-System. Eine tiefer gehende Berechtigungsprüfung ist nicht notwendig. Jeder Person wird per Workflow und über die entsprechende URL automatisch „seine Seite" zur Bearbeitung - beantragen, bewilligen, ausführen - mit dem richtigen Bearbeitungsstand eingeblendet. Andere Personen gelangen somit nicht an diese Seite. So weiß jede Person entlang des Genehmigungsprozesses, was sie zu tun hat und die Folgeperson kann, gesteuert über die Workflow-Engine, darauf mit einer soliden Weiterbearbeitung des Antrags aufsetzen.

Genehmigungsprozesse vielfältiger Art können über die Kombination aus E-Mail-System und Workflow-Engine koordiniert sowie sicher und verbindlich abgewickelt werden. Dies kann auch die Einrichtung eines Benutzer Accounts in Microsofts Active-Directory oder die Freischaltung einer VPN-Verbindung durch Systemadministratoren sein. Der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt, da all diese Prozesse nach dem Muster „beantragen", „bewilligen" und „ausführen" ablaufen. Auch Revisionen können mit der Kombination aus E-Mail-System und Workflow Engine aufwandarm gemeistert werden. Jede Genehmigungsprozess-Etappe, alle daran Beteiligten, jede Seite, ihr Bearbeitungsstatus und das jeweilige Datum können via Workflow-Engine in der Datenbank hinterlegt werden. Damit stehen diese Informationen für Revisionen ad hoc im Zugriff, einschließlich jeder URL-Seite mit ihrem Bearbeitungsstand. Auf dieser breiten Informationsbasis kann die Einhaltung interner Regeln und externer Vorschriften für jeden Genehmigungsprozess lückenlos geprüft und nachweislich dokumentiert werden.

Wichtig für in dieser Form auf- und umgesetzte Genehmigungsprozesse ist, dass sie bereits mit ihrer Entstehung lückenlos dokumentiert werden. Dafür empfiehlt sich ein grafischer Ablaufplan. Über ihn haben nicht nur die Verantwortungsträger im Unternehmen alle Prozesse, die daran Beteiligten sowie ihre Kompetenzen jederzeit im Überblick. Diese überschaubare Ablaufstruktur macht es außerdem möglich, später Veränderungen an Genehmigungsprozessen gezielt und kollisionsfrei zu planen. Bevor sie über das Transportsystem E-Mail und mittels Workflow-Engine 1 : 1 für den praktischen Einsatz abgebildet werden.