Managed Print-Services im Unternehmen einführen
Kosten senken und Service verbessern
Das papierlose und damit kostensparende Büro bleibt weiterhin eine Illusion. Doch innovative Techniken geben den Unternehmen Möglichkeiten an die Hand, Kosten zu sparen: In einer vernetzten Druckerlandschaft versprechen Managed Print-Services und Follow-me Printing ein beachtliches Einsparpotenzial und bessere Service-Qualität. Solche Projekte sollten allerdings gut geplant sein, und Experten müssen sie anpassen und im weiteren Verlauf begleiten.Unmengen von Daten entstehen nach wie vor über Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme auf Papier. Für Unternehmen bildet dies einen wesentlichen Kostenfaktor. Leider verweisen Marktforschungsinstitute wie kürzlich das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) das papierlose Büro bis auf weiteres ins Land der Träume: "Das papierlose Büro war ein Wunschtraum vor 20 Jahren und wird es in 20 Jahren immer noch sein". Damit sind Controller und Einkäufer auch in Zukunft auf der Suche nach alternativen Einsparpotenzialen. Fündig werden sie zum Beispiel bei den Angeboten für "Managed Print-Services" (MPS) vieler global agierender Druckerhersteller wie HP, Canon, Lexmark, Kyocera, Ricoh oder Xerox. Aber auch eine ganze Reihe lokaler Dienstleister, die herstellerunabhängige MPS-Lösungen unter eigener Marke führen, hat gute Lösungen anzubieten.
Laut einer Studie von IDC wissen 90 Prozent aller Unternehmen nicht genau, wie viel sie für das Drucken ausgeben und an welcher Stelle. Die Geräte stehen oft an verschiedenen Standorten, für Anschaffung und Betreuung von Druckern, Kopierern, Verbrauchsmaterialien sind verschiedene Abteilungen verantwortlich, es gibt kein übergreifendes Management und der Gesamtüberblick fehlt. Genau darin liegt der "geldwerte Vorteil" von Managed Print-Services: Diese sollen die Druckinfrastruktur und deren Gesamtkosten in einem Unternehmen transparent machen und Daten über Druckvolumen, Druckernutzung und -auslastung oder den Verbrauch von Toner liefern. Auf dieser Basis lassen sich die Prozesse, die tatsächlich mit dem Drucken in Verbindung stehen, eindeutig identifizieren, erfassen, und der Anwender kann die Kostenstruktur optimieren.
Die Praxis zeigt, dass damit wirklich spürbare Einsparungen möglich sind. So führte beispielsweise die Münchener Hochschule für Fernsehen und Film im vergangenen Jahr eine zentrale, Server-basierende Drucklösung von Kyocera ein, die sicheres und vertrauliches Drucken mit integrierten Funktionen für seitengenaue Abrechnung sowie differenzierte Rechtevergabe für Anwender verbindet. Seither sank die Anzahl der Service-Fälle spürbar und EDV-Leiter Tobias Kastl schätzt daher die Service-Qualität um rund 60 Prozent besser ein als vorher.
Ein anderes Beispiel: Ein Hamburger Klinikum übertrug das Management fast aller Drucksysteme an einen externen Dienstleister. Es profitierte dadurch von Kostentransparenz und vereinfachten Abläufen: Die resultierten Einsparungen betrugen bei den Gesamtkosten über 30 Prozent, und der Nutzungsgrad verbesserte sich pro System um 50 Prozent gegenüber zuvor.
Startposition
Die verlockende Aussicht auf eine 30-Prozent-Ersparnis sollte nicht dazu verführen, sich Hals über Kopf in ein solches Projekt zu stürzen. Managed Print-Services in ihren Spielarten erfolgreich einzuführen und damit auch alle Vorteile nutzen zu können, ist kein "Spaziergang". Es gilt, sich bereits im Vorfeld intensiv damit auseinanderzusetzen und genau zu analysieren, welche Ausgangssituation sich im Unternehmen vorfindet, welche Ziele erreicht werden sollen und vor allem auch, welche Lösung und welcher Hersteller am besten zum Unternehmen und dessen Anforderungen passen.
Es gibt einige Anhaltspunkte, die darauf hinweisen, dass der Umstieg auf ein Managed-Print-System angezeigt ist:
viele unterschiedliche Gerätemodelle im Unternehmen,
Hardware mit mehr als sieben Jahren Betriebsdauer,
fehlendes Geräte-Management,
fehlende Echtzeitüberwachung der Infrastruktur,
ungeklärte, dezentralisierte Zuständigkeiten für Geräte, Verbrauchsmaterial und Infrastruktur,
dezentraler Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware,
häufige Störungen und hoher interner Support-Aufwand,
unter- oder überbelastete Drucksysteme,
lange Wegzeiten für Mitarbeiter zur Abholung gedruckter Dokumente,
auslaufende Verträge mit bestehenden Lieferanten sowie
beabsichtigte Ablösung von Einzelplatzdruckern.
Die Münchener Hochschule für Fernsehen und Film etwa nutzte den Umzug in ein neues Gebäude, um die veralteten Geräte durch ein MPS- und Follow-me-Printing- (FMP-)System abzulösen, das sowohl internen als auch externen Anwendern das Drucken ermöglichen sollte. Die Mitarbeiter können nun mit ihren Zugangskarten abteilungsbezogen kopieren und drucken, interne und externe Studierende nutzen dazu ihre Immatrikulationskarte oder eine Bezahlkarte.
Bei der Sparkasse Pfaffenhofen beispielsweise gab den Ausschlag für die Einführung eines modernen Managed-Print- und Follow-me-Printing-Konzepts, dass bislang Drucker von vier verschiedenen Herstellern zum Einsatz kamen, was hohe Sachkosten verursachte. "Bestellung und Lagerung von Verbrauchsmaterialien für diese Vielzahl von Druckermodellen sind aufwändig und teuer", beschreibt Michael Lachermeier, IT-Leiter der Sparkasse, das Problem. Als Konsequenz wurden alle vorhandenen Einzelplatzdrucker durch Multifunktions-Netzwerkdrucker von Kyocera ersetzt und diese an zentralen Positionen in der Bank aufgestellt.
Am Anfang jeder MPS-Einführung steht die Bestandsaufnahme. Sie umfasst eine eingehende Analyse der Druckgerätenutzung innerhalb der Büroumgebung sowie in allen Niederlassungen. Dazu gehören Gerätebestand, Workflow, Benutzeranzahl, Druckvolumen und Gerätestandorte - aber auch "weiche Faktoren" wie Druckgewohnheiten der Mitarbeiter oder der Ser-vice- und Reparaturaufwand.
Für diese Analyse empfiehlt sich bereits die fachmännische externe Unterstützung durch einen erfahrenen Dienstleister. Wenn lediglich interne Techniker und Mitarbeiter beurteilen sollen, wo das Unternehmen bezüglich der Prozesse für Druck- und Dokumenten-Management steht und was gut oder schlecht läuft, dann hat dies meist wenig mit der Realität gemeinsam. Die zuverlässige Analyse fällt Unternehmen selbst oft schwer: allein aufgrund der unterschiedlichen Zuständigkeiten etwa beim Einkauf von Geräten und Verbrauchsmaterial oder auch bei denjenigen Kosten, die sich in der Buchhaltung nicht eindeutig in Zahlen fassen lassen - wie Wartezeiten am Drucker oder Papierstau. Der Blick von außen auf das Unternehmen in Verbindung mit einer langjährigen Projekterfahrung im Bereich MPS ist für eine realistische Einschätzung sehr hilfreich.
Kein MPS-System kommt von der Stange
Auf der Basis der Analyseergebnisse lässt sich eine individuelle MPS-Lösung zusammenstellen, die genau die Bedürfnisse des Unternehmens trifft. Ist der Dienstleister von Anfang an mit an Bord, kennt er die individuelle Situation seines Kunden und kann auch bei der Evaluierung der passenden MPS-Lösung unterstützen. Denn jeder MPS-Anbieter hat zwar seine eigene Stärke und einen bestimmten Schwerpunkt, die Lösung muss aber genau zum Anwender passen. Das Feintuning für die unternehmensspezifischen Aufgaben bleibt dann ohnehin Sache des Dienstleisters.
Als prädestiniert für Probleme erweist sich beispielsweise individuelle Branchensoftware - und in jedem Unternehmen laufen zahlreiche spezifische Anwendungen. Diese Lösungen greifen oft anders auf die Drucker zu als Standardlösungen, und Aufgabe des Dienstleisters ist es, die Treiber entsprechend anzupassen. Bei der Filmhochschule München beispielsweise waren sowohl Follow-me Printing als auch ein Abrechnungssystem zu implementieren. Doch die reibungslose Verzahnung der beiden Anforderungen mit Standardsystemen bereitete Probleme. Auch in diesem Fall war ein Druckerspezialist gefragt, der beide Disziplinen tatsächlich zu einer harmonischen Lösung verbinden konnte.
Um auf Nummer sicher zu gehen, dass die präferierte Lösung den Wünschen entspricht, empfiehlt sich bei einer komplexen Implementierung, die Rechtevergabe und andere sicherheitsrelevante Aspekte umfasst, ein Testlauf im Livebetrieb. Dann stellt sich auch schnell heraus, ob das System die Anforderungen bewältigt, ob die Anwender damit zurechtkommen und ob alles "rund läuft". Bei der Sparkasse Pfaffenhofen etwa liefen sogar zwei unterschiedliche Systeme parallel im Test.
Faktor Sicherheit und Faktor Mensch
Moderne Netzwerkdrucker und Multifunktionsgeräte, die bei Managed Print-Services zum Einsatz kommen, sind Teil des IT-Netzwerks. Sie verfügen über eigene IP-Adressen sowie integrierte Festplatten und sie senden und empfangen Daten über spezifische Ports und Protokolle. Aus diesem Grund benötigen diese Geräte die gleichen Schutzmaßnahmen wie andere Netzwerk-Devices - etwa Verschlüsselung und sichere Passwörter - und erfordern bei der Implementierung auch das entsprechende technische Fachwissen bezüglich der IT-Security.
Wie bei jedem Projekt, das die tägliche Arbeit der Angestellten betrifft, ist es bei der Implementierung von MPS aber auch wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Dies bedeutet, dass das Projektteam Informationen über die Systemumstellung rechtzeitig aktiv an die Kollegen herantragen und - soweit möglich - die Kollegen sowohl in Testphasen, als auch in Entscheidungen einbeziehen muss. Wer dies unterlässt, handelt fahrlässig und gefährdet den Erfolg des Projekts. Schließlich geht es oft um die eigenen Pfründe wie dem Arbeitsplatzdrucker, auf den der Mitarbeiter verzichten soll, und nur zu schnell machen Blockadehaltungen den Erfolg zunichte. Wenn die Projektverantwortlichen jedoch den Kollegen die Chance geben, die Vorteile der neuen Druckumgebung nachzuvollziehen und im Idealfall auch real zu erfahren, werden sie mitziehen und das Projekt unterstützen.
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