Single Source of Truth

Es braucht einen zentralen Ort, an dem alle Informationen gebündelt werden. Das bedeutet nicht, dass im Sinne eines monolithischen Enterprise-Content-Management (ECM) alle Inhalte und Daten auf einer Plattform gespeichert werden müssen, sondern, dass die Plattform als zentraler Knotenpunkt dient, an dem alle Systeme, Anwendungen und Datenrepositories zusammenlaufen. Moderne Content-Services-Plattformen bündeln Inhalte über eine Vielzahl vorgefertigter und konfigurierbarer Integrationen system- und abteilungsübergreifend. Das ermöglicht nicht nur Mitarbeitenden und datenverarbeitenden Systemen, sondern auch Automatisierungsanwendungen jederzeit Zugriff auf relevante Daten, Dokumente und Inhalte für eine Automatisierung über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg. Weil die Daten in ihren Ursprungssystemen verbleiben, lässt sich zudem sicherstellen, dass sie jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.

Der passende Technologie-Stack ist zweifelsohne eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg von Automatisierungsinitiativen. Genauso wichtig ist jedoch, dass die Teams und Mitarbeiter von Anfang an miteinbezogen werden. Entwickler und IT-Teams sollten eng mit den Kollegen aus den betreffenden Abteilungen zusammenarbeiten, um zu lernen, wie genau die zu automatisierenden Prozesse im Arbeitsalltag ablaufen, um sie dann korrekt abzubilden. Dabei ist es sinnvoll, nicht nur mit Abteilungsleitern und Team-Leads zu sprechen, sondern direkt mit den Menschen, die die Aufgaben bisher händisch erledigt haben. Wenn es an das Thema Automatisierung geht, schwingt bei den Teams häufig auch eine gewisse Skepsis oder gar Angst vor der Rationalisierung von Arbeitsplätzen mit.  Eine Umfrage von Pricewaterhouse Coopers zeigt jedoch, dass nur 18 Prozent der befragten Unternehmen ein direktes Rationalisierungspotenzial von RPA in Bezug auf das Personal sehen. Sieben von zehn Unternehmen verzichtet zugunsten der Bots nicht auf Angestellte, sondern möchte Effizienzpotenziale nutzen und Mitarbeitende entlasten, um sich strategischeren Aufgaben widmen zu können.

Es gilt also, Vertrauen dahingehend zu schaffen, dass Automatisierung keine Bedrohung, sondern eine Unterstützung darstellt. Für eine optimale Zusammenarbeit von „Mensch und Maschine“ sollten Unternehmen von Anfang an durch eine transparente Kommunikation der Projektpläne für Akzeptanz werben. Dies kann unterstützt werden durch eine proaktive „Entwarnung“, wenn Arbeitsplätze wie bisher erhalten bleiben, und den Verweis auf die Chancen der Automatisierung für berufliches Wachstum. 

Heinz Wietfeld ist Director Sales bei Hyland