Warum Projekte in Schwierigkeiten geraten

Im Interview mit Uwe Techt

"Erstens kommt es anders und zweitens als man plant!“ Diese Aussage trifft besonders auf das Projektmanagementgeschäft zu. In Unternehmen und Konzernen konkurrieren zahlreiche Projekte um Ressourcen und Management-Aufmerksamkeit. Mitarbeiter versuchen die Projekte synchron mit operativen Prioritäten zu bearbeiten. Große Reibungsverluste, hohe Besprechungszeiten und schädliches Multitasking sowie eine dünne Ressourcenverteilung sorgen dafür, dass fast alle Projekte zu spät fertig werden oder nur ein Teil der versprochenen Leistungen geliefert wird. Antworten auf die Frage, wie es gelingt, mit denselben Ressourcen signifikant mehr Projekte fertigzustellen, gibt Uwe Techt, Autor des Buches "Projects that flow".

Herr Techt, Sie sind seit vielen Jahren Vorreiter des Critica-Chain-Projektmanagements und haben der Theory-of-Constraints im deutschsprachigen Raum den Weg geebnet. Sicher sind Ihre Erkenntnisse in das neue Buch eingeflossen?
Uwe Techt: Ja, sehr umfangreich sogar. Das Buch hat sich tatsächlich über viele Jahre hinweg strategisch entwickelt. Die Inhalte sind nicht nur wissenschaftlich belegt, sondern auch in der Praxis ausgereift und damit für Multiprojekt-Unternehmen sehr gut umsetzbar.

Gibt es einen aktuellen Anlass für das Buch?
Techt: Es waren wohl eher viele kleine Begebenheiten, die die Idee zu diesem Buch entstehen und nach und nach hat wachsen lassen. Immer wieder lesen und hören wir in den Medien von Projekten, die zu spät fertig werden und deren Budgets zum Teil bei Weitem überschritten werden. In der Unternehmenspraxis ist es außerdem gang und gäbe, dass nur ein Teil der versprochenen Spezifikationen geliefert werden. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass bereits im Plan viele Projekte zu lang und zu teuer sind.

Genau unter diesen Schwierigkeiten sowie Folgen leidet die gesamte Wirtschaft.
Techt: Die gewaltigen wirtschaftlichen Schäden sind das eine, der erhebliche Druck, unter dem die Menschen im Projektgeschäft in den Unternehmen arbeiten müssen, ist ein anderer wichtiger Aspekt. Erschreckend dabei ist die Tatsache, dass die Schwierigkeiten, wie sich herausgestellt hat, hausgemacht sind. Wenn ich Unternehmen sage, dass die vielfach gepriesenen und etablierten Kennzahlen und Managementmethoden aufgrund von Handlungs- und Entscheidungskonflikten ihre Projekte ausbremsen, können und wollen es viele erst einmal gar nicht glauben.

Sie legen den Finger aber nicht nur in die Wunde, sondern bieten konkrete Hilfestellung an?
Techt: Mein Anspruch als Autor ist es, dass Multiprojekt-Unternehmen genau diese Schwierigkeiten überwinden können. Das beschriebene Vorgehen bringt ein Unternehmen auf ein bisher unbekanntes Leistungs-Niveau: sehr hohe Zuverlässigkeit, halbierte Projektlaufzeiten, mehr Projekte mit gleichen Ressourcen in kürzerer Zeit. Um diese Chance zu nutzen, wachsen Unternehmen über das traditionell etablierte Bereichsdenken hinaus und treffen strategische und operative Entscheidungen stets aus Sicht des Gesamtsystems. Grundgedanken in diesem Zusammenhang sind unter anderem Vereinfachung in einer immer komplexeren Welt, Hebelwirkung durch Ausrichtung am Engpass, Win Win Win - zusammen statt gegeneinander, im Unternehmen und in der Supply-Chain.

Was unterscheidet Ihr Buch von den vielen anderen zum Thema Projektmanagement?
Techt: Es gibt viele Bücher, die das Problem aus Sicht des einzelnen Projekts betrachten und dort Verbesserungen anregen. Andere Bücher betrachten das Problem aus Sicht der Multiprojekt-Organisation und bieten dort Lösungskonzepte an. "Procjets that flow" nimmt den Blickwinkel des Topmanagements ein und konzentriert sich auf die wenigen, aber sehr effektiven Veränderungen, die im Unternehmen eine signifikante Ergebnis-Verbesserung bewirken. Es geht mir hauptsächlich um eine Umsetzungs-Steuerung, also eine Antwort auf die Frage "Wie werden die vielen Aufgaben aus den verschiedenen Projekten durch die Organisation mit ihren begrenzten Ressourcen in hoher Effizienz und Effektivität realisiert?" Die bekannte Literatur bleibt oft in der Sprache des Projektmanagements und geht von der Annahme "komplexe Probleme brauchen komplexe Lösungen" aus. Aus meiner Sicht fehlt die entscheidende Perspektive aus dem Blickwinkel des Topmanagements mit einem klaren Fokus auf "kleine Maßnahmen, große und nachhaltige Wirkungen".

Da liegt die Frage nahe: Was braucht ein Unternehmen wirklich, um Projekte effizient zu managen? Können etablierte Mechanismen, Berichte, Besprechungen tatsächlich ersatz- und schadlos entfallen?
Techt: In unserer komplexen Welt brauchen wir heute mehr denn je einfache Lösungen. Deshalb ist das Ursache-Wirkung-Prinzip wichtig: Das Buch zeigt nicht nur, dass bestimmte Mechanismen besser sind als andere, sondern auch warum. Daneben ist natürlich die Transformation entscheidend: Es wird nicht nur dargestellt, wie ein effektiveres Multiprojekt- und Ressourcenmanagement aussieht, sondern auch, wie genau ein Unternehmen die notwendigen Veränderungen realisieren sowie die aktive Mitwirkung des Managements und der Mitarbeiter sicherstellen kann.

Ihr Buch hat den Anspruch, Theorie und Praxis zu verbinden. Wie ist es grundlegend strukturiert und ist es auch für einen nicht wissenschaftlich versierten Leser nachvollziehbar?
Techt: Ich hoffe doch! Trotz wissenschaftlicher Basis analysiert das Buch ganz praktisch zunächst einmal die Ausgangslage, identifiziert das Kernproblem im Projektgeschäft, präsentiert eine einfache Lösung, weist die Wirksamkeit der Lösung nach und beschreibt handlungsorientiert, Schritt für Schritt, den Transformationsprozess. Ich habe dabei besonders auch die Hebelwirkung herausgearbeitet, damit der Leser erkennt, durch welch kleine Veränderungen sich die Leistung des gesamten Unternehmens dramatisch steigern lässt. Konkret behandelt Teil 1 die Realität in Multiprojekt-Unternehmen, Teil 2 beschäftigt sich mit der Zukunft im Multiprojekt-Management und Teil 3 bietet Transformationshilfen, damit es gelingt, von der traditionell geführten zur Hochleistungs-Organisation zu wachsen. Aber wie gesagt und bei aller Komplexität des Themas, alles mit dem Ziel, einfache umsetzbare Lösungen mit verblüffenden Wirkungen anzubieten.

1. Warum Projekte in Schwierigkeiten geraten
2. Im Interview mit Uwe Techt