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Marktüberblick Cloud-PBX-Angebote

Cloud-Atlas

4. Juni 2024, 7:00 Uhr | Autor: Hannes Rügheimer / Redaktion: Diana Künstler

Telefonanlagen wandern zunehmend in die Cloud. Doch wie lassen sich die zahlreichen Angebote vergleichen? Wir geben einen Überblick.

Für Unternehmen geht an einer Telefonanlage (engl. PBX für Private Branch Exchange) kaum ein Weg vorbei. Viele Anbieter werben dafür, eine solche Nebenstellenanlage virtuell in der Cloud zu realisieren. Denn das verspricht eine ganze Reihe von Vorteilen:

Als Nebenstellenanschluss genügt ein Internetzugang, aufwendige Telefonverkabelung entfällt. Auch der „graue Kasten“ im Bürogebäude wird überflüssig. Um Wartung und Administration in der Cloud kümmern sich Experten des Anbieters. Gelegentlich bringen Updates dabei sogar Funktionserweiterungen.

Die Detailinformationen zu Preisen, Leistungsumfang und Sicherheit in der untenstehenden Tabelle sollten eine Vorauswahl deutlich erleichtern. Hier gilt Stand Mai 2024 mit den Angaben entsprechend der Hersteller. Die Lösungsübersicht basiert auf den für den zafaco Cloud-PBX-Test 2024 vorgesehenen Produkten (voraussichtliche Veröffentlichung im Dezember 2024).

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Marktüberblick der Cloud-PBX-Angebote 2024

Stärken auch im Homeoffice und mobil

Hinzu kommt, dass sich in eine Cloud-PBX räumlich verteilte Nebenstellen einfacher integrieren lassen – etwa private Telefonanschlüsse im Homeoffice oder Mobiltelefone. Letzteres bringt mit „One Numbering“ großen Komfortgewinn: Der Nutzer bleibt immer unter einer bekannten Durchwahlnummer erreichbar, auch dann, wenn der Ruf tatsächlich auf dem Smartphone landet. Ruft man von dort zurück, erscheint im Display des Empfängers ebenfalls die bekannte Durchwahl.

Das Modell ist so erfolgreich, dass es dafür mittlerweile eine Vielzahl von Angeboten gibt. Doch wie lassen sich die Lösungen unterscheiden? Da wäre zum einen die technische Qualität. Sie haben wir uns zuletzt in Heft 9/23 angeschaut, und werden dies im Herbst dieses Jahres wieder tun. Zum anderen gibt es aber auch klare Unterschiede bei den angebotenen Leistungen und deren Preisen. Diese Aspekte haben wir hier untersucht.

Technische Leistungsumfänge lassen sich dabei recht eindeutig ermitteln. Schwieriger wurde unsere Erhebung beim Thema Preis. Denn auf den Webseiten der Anbieter sind dazu meist nur spärliche Informationen zu finden. Der Hintergrund ist, dass es insbesondere bei größeren Kunden mit einer hohen Anzahl von „Seats“ (Arbeitsplätze beziehungsweise Teilnehmeranschlüsse) üblich ist, individuelle Angebote zu unterbreiten. Somit können Unternehmen vor Vertragsabschluss ein Stück weit verhandeln. Allerdings erschwert diese Praxis den Vergleich im Vorfeld der Entscheidung.

Kostenmodelle am Bedarf ausrichten

Wir haben deshalb die Basispreise der Angebote recherchiert. Unsere umfangreiche Marktübersicht (siehe Tabelle untenstehend) zeigt, dass schon die Grundpreise pro Nebenstelle deutlich variieren – abhängig nicht zuletzt von deren Gesamtzahl.

Welche Rolle die Minutenpreise für Gespräche ins inländische Fest- und Mobilfunknetz sowie zu ausländischen Zielen spielen, hängt vom Bedarf der Teilnehmer ab. Interne Gespräche sind bei allen Anlagen kostenlos. Ob sich Flatrates lohnen, sollte man individuell prüfen – ein Stück Kostensicherheit bringen sie in jedem Fall.

Grundsätzlich sinnvoll vor einer längerfristigen Vertragsbindung ist eine Testphase. Diese Möglichkeit bieten fast alle Anbieter, zum Teil ist das nutzbare Gesprächsvolumen allerdings eingeschränkt. Für den abzuschließenden Vertrag gilt zu Laufzeiten und Kündigungsfristen: Wer sich länger bindet, zahlt pro Monat weniger.

Die Einrichtung der Arbeitsplätze und Endgeräte läuft standardmäßig über Self-Service-Portale. Wer gezielten Inbetriebnahme-Support sucht, bezahlt dafür extra. Die konkreten Kosten für solche Unterstützung hängen wiederum von der Zahl der Arbeitsplätze ab.

Unterschiede bei den Features

Und das können viele sein. Ob die Anbieter ihre Höchstmenge als „unbegrenzt“ oder als sechsstellige Zahl angeben, dürfte aber in den meisten Fällen unbedeutend sein. Je nach Bedarf wichtiger ist die Frage, ob ein Nummernblock in gewünschtem Umfang zur Verfügung steht. Die Portierung vorheriger Geschäftsanschlüsse ist meist kostenlos. Wird eine neue Rufnummer vergeben, schreibt die Bundesnetzagentur vor, dass sich diese im Ortsnetzbereich der Firmenadresse befinden muss – technisch könnte sie auch anderswo angesiedelt sein.

Relevant ist zudem, wie viele und welche Endgeräte pro Nebenstelle angeschlossen werden können. Zur Wahl stehen hierfür IP-Telefone, Softphones oder Apps. Vor allem bei physischen Endgeräten variiert die Höchstzahl – wobei sich die Frage stellt, unter welchen Umständen mehrere Telefone pro Teilnehmer wirklich nötig sind.

Beim Vergleich der eigentlichen Anlagenfunktionen liegen die Unterschiede vor allem in der Integration von virtuellen Fax-Lösungen (sofern dies noch gebraucht wird), der Unterstützung von Sprachdialogsystemen („IVR“, Interactice Voice Response), der Einbeziehung von Audio- und Videokonferenzen sowie im Bereich „UCC“ (Unified Communications and Collaboration). Für Letzteres lassen sich viele Lösungen mit Microsoft Teams oder der Google-Suite verbinden. Oder sie be-inhalten gleich eine eigene, vergleichbare Plattform wie Webex. Spielen CRM- oder ERP-Anwendungen eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag, sollte die Computer-
Telephony Integration („CTI“) auch dies umfassen.

Sicherheit nicht vergessen

Nicht vernachlässigen sollten Entscheider schließlich den Aspekt Sicherheit: Wo sind die Rechenzentren gehostet? Sind die IP-Gesprächsdaten verschlüsselt? Kann der Anbieter Zertifizierungen vorweisen? Letztlich sind die Antworten auf diese Fragen für alle Unternehmen wichtig – besondere Relevanz haben sie aber für Firmen, die die Vorschriften der NIS2-Richtlinie erfüllen müssen.

Empfehlungen der Redaktion
Auch wenn sich die Angebote in vielen Aspekten ähneln, stechen einige von ihnen bei bestimmten Themen heraus. Je nach gesuchtem Fokus haben nach unserer Einschätzung folgende Anbieter in Einzelbereichen die Nase vorn:

Besonders einfache Preisstruktur:	o2
Besonders umfangreiche Endgeräteunterstützung:	Nfon und Placetel
Besonders umfangreiche Videokonferenzen:	Placetel und Telekom
Besonders umfangreiche CRM-Integration:	Nfon und o2