Guidelines zur Web-2.0-Einführung, -Sicherung und -Nutzung
Clearswift gibt Empfehlungen für Social-Media-Einsatz
Content-Security-Spezialist Clearswift hat Guidelines für die Einführung, Absicherung sowie für den täglichen Einsatz von Social Media in Unternehmen vorgestellt. Die Empfehlungen beruhen auf der jüngst vorgestellten internationalen Studie von Clearswift zur Nutzung von Web 2.0 bzw. Social Media am Arbeitsplatz (LANline berichtete) sowie auf Erfahrungen aus eigenen Projekten.
Die Clearswift-Guideline gibt folgende Empfehlungen zur Einführung von Web-2.0-Anwendungen:
1. Bestimmen Sie
Anwendungsbereiche. Für eine professionelle Web 2.0 Nutzung sollten zunächst die einzelnen
Anwendungs- und Geschäftsbereiche im Unternehmen festgelegt werden. Im Mittelpunkt steht dabei,
welche Nutzer, intern und extern, voneinander profitieren können.
2. Klären Sie Ziele und
Erfolgsfaktoren: Nur wenn definiert ist, was mit Web 2.0 erreicht werden soll, sind Mitarbeiter
motiviert und nutzen die Anwendungen strukturiert zum Vorteil des Unternehmens.
3. Benennen Sie
Projektverantwortliche. Technik und Strategie sind für Web 2.0 gleichermaßen wichtig, weshalb die
Koordination der Web-2.0-Einführung durch einen technischen und einen strategischen
Projektverantwortlichen geführt werden sollte. Dies erleichtert die interne Kommunikation mit
unterschiedlichen Abteilungen und Fragestellungen.
4. Identifizieren Sie
geeignete Technologien. Jede Web-2.0-Applikation hat unterschiedliche Vorteile. Der Aufwand für
Recherchen lohnt sich, um zu klären, auf welchen Wegen bestimmte Zielgruppen erreicht werden
können. In Korrelation mit den Zielen und Erfolgsfaktoren lassen sich anschließend geeignete
Technologien identifizieren, wie beispielsweise Wiki, Blog, Chat, Forum, Twitter/Microblogging,
Facebook, Xing, Podcast, Media-Sharing oder andere.
5. Definieren Sie
Inhalte und Community. Eine Kommunikationsstrategie im Hinblick auf die interne und externe
Community und die im Unternehmen genutzten Web-2.0-Anwendungen hilft, tatsächlich Mehrwert mit Web
2.0 zu schaffen. Wichtig ist dabei auch, klare inhaltliche Schwerpunkte für einzelne Web-2.0-Tools
zu setzen und so Produktivitätsvorteile zu schaffen.
6. Sorgen Sie für
Qualität im Web 2.0. Insbesondere in der Kommunikation nach außen sollten Moderatoren die Inhalte
von Web 2.0 beobachten, um für ein optimales digitales Image des Unternehmens bei Bedarf steuernd
eingreifen zu können.
7. Achten Sie auf
Sicherheit. Die Aufstellung und regelmäßige Evaluierung von Sicherheits-Guidelines schützt vor
vermeidbaren Risiken.
8. Entwickeln Sie sich
weiter. Kontinuierliche Anpassungen der Web-2.0-Anwendungen an aktuelle Standards sorgen
langfristig für Investitionssicherheit.
Im Hinblick auf technische Sicherungsmaßnahmen gibt der Content-Security-Anbieter folgende
Empfehlungen:
1. Automatisieren Sie
die Inhaltskontrolle. Verwenden Sie spezielle Sicherheitssoftware, um die Inhalte der
Web-2.0-Anwendungen bezüglich Compliance und Datenschutzvorgaben zuverlässig und effizient
überprüfen zu können.
2. Organisieren Sie Ihre
User. Sichern Sie mit Zugriffsrechten und Freigabe-Workflows unternehmenskritische
Web-2.0-Anwendungen mit definierten Anwenderkreisen
3. Beobachten Sie die
Aktivität im Netz. Nutzen Sie Monitoring-Tools, um das Nutzerverhalten sowie auch die technischen
Leistungsfaktoren kontinuierlich für anschließende Optimierungsmaßnahmen bewerten zu können.
4. Schulen Sie Ihre
Mitarbeiter. Klären Sie Ihre Mitarbeiter auf bezüglich der Risiken und Grenzen von Web-2.0-Tools
für einen umsichtigen und verantwortungsvollen Umgang mit Social-Media-Plattformen.
Ergänzend gibt Clearswift den Anwendern folgende Ratschläge für die tägliche
Social-Media-Nutzung:
1. Leisten Sie
Mehrwehrt. Achten Sie darauf, dass Ihre Einträge einen Mehrwert für Ihre Kunden, Partner und
Mitarbeiter haben: etwa Anregungen für optimierte Arbeits- oder Geschäftsabläufe, Lösungsvorschläge
für Probleme oder Informationen, die im Geschäftsalltag nützlich sind.
2. Der feine sprachliche
Unterschied. Bleiben Sie höflich und fair bei Ihren Beiträgen. Schreiben Sie nicht negativ oder
spöttisch über Mitbewerber oder andere Kommentare, sondern leisten Sie konstruktive Beiträge mit
einem klaren beruflichen Bezug.
3. Zeigen Sie Kompetenz.
Schreiben und posten Sie Wissenswertes über Ihr Spezialgebiet. Beteiligen Sie sich an öffentlichen
Diskussionen und fördern Sie den fachlichen Dialog. Wenn Sie sich zu Themen außerhalb Ihres
Aufgabengebietes äußern, bringen Sie dies klar zum Ausdruck, indem Sie in der ersten Person
schreiben und einen Haftungsausschluss anfügen (etwa "Die Kommentare auf dieser Website sind meine
eigenen und entsprechen nicht unbedingt dem Standpunkt, der Strategie und Meinung von
4. Transparenz Ihrer
Beiträge. Ehrlichkeit oder Lüge wird im Social-Media-Umfeld schnell aufgedeckt. Lassen Sie bei
Ihren Beiträgen keine Zweifel über Ihre Person, Ihren Arbeitgeber oder Ihre Position sowie das
Interesse Ihrer Beiträge aufkommen, um kompetent und glaubwürdig zu sein.
5. Sie tragen
Verantwortung. Respektieren Sie bei Ihren Beiträgen stets das Unternehmen, Ihre Kollegen, die
Marke, Geschäftsgeheimnisse und Finanzinformationen sowie interne Richtlinien und bestehende
Gesetze. Denken Sie daran: Sie sind persönlich verantwortlich für die von Ihnen geleisteten
Beiträge.
6. Sie haben einen
Fehler gemacht? Zögern Sie nicht, diesen schnell und offen zuzugeben.
7. Gespräch statt
Monolog. Auf Social-Media-Plattformen ist es üblich, auch im beruflichen Umfeld eine persönliche
und informelle Sprache zu nutzen. Hier ist auch Raum, um über eigene Ideen zu sprechen und andere
nach ihrer Meinung zu fragen. Fördern Sie den Dialog und fachlichen Austausch.
8. Das Internet vergisst
nicht. Wenn Sie sich nicht sicher sind bezüglich eines Beitrags, nehmen Sie sich Zeit, mögliche
Fragen zu klären und klicken Sie nicht schnell auf "senden", um es "hinter sich zu bringen".
Handeln Sie überlegt und nicht übereilt. Sehen Sie, wenn nötig, die internen Richtlinien durch oder
fragen Sie die für die Social-Media-Koordination zuständigen Kollegen in Ihrem Unternehmen. Denken
Sie daran, dass Sie verantwortlich sind für Ihre Beiträge.
Vor dem Hintergrund zunehmend verbreiteter Social-Media-Nutzung ist es erfreulich zu sehen, dass
inzwischen immer mehr Security-Anbieter wie eben auch Clearswift die aktive Beteiligung der
Endanwender an der IT-Security als wichtig erachten und fördern helfen. Social-Media-Guidelines
haben übrigens auch der LANline-Cartoonist Wolfgang Traub und ich in komprimierter, amüsanter und
hoffentlich hilfreicher Form auf Slideshare gratis zur Verfügung gestellt, siehe hier:
www.slideshare.net/WilhelmGreiner/12-social-media-tipps
.
Weitere Informationen zu Clearswift gibt es unter
www.clearswift.de.
LANline/wg
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