MFP und Sicherheit
Die Informationsdrehscheibe im Blick
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Proaktiver Ansatz
Es gilt, die verschiedenen Gesichtspunkte von Sicherheit im Unternehmen und Arbeitsumfeld zu erfassen. Dabei müssen physische wie digitale Gefahren berücksichtigt werden. Unternehmen sind sich darüber durchaus bewusst: So zeigt der aktuelle Quocirca Report „Global Print Security Landscape 2019“, dass mit 72 Prozent die Mehrheit der befragten Unternehmen über drucksystembezogene Sicherheitsverletzungen besorgt ist. Nur 24 Prozent der Umfrageteilnehmer sind zuversichtlich, dass ihre Druckinfrastruktur vollständig geschützt ist. Laut den Quocirca-Experten sollten Unternehmen einen proaktiven Ansatz zur Drucksicherheit verfolgen, der potenzielle Schwachstellen analysiert und Risiken minimiert, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Ein paar Beispiele, was es dabei zu beachten gilt: Zum einen existieren in Unternehmen die unterschiedlichsten Arbeitsplatz-Situationen. Oft stehen Multifunktionssysteme unbeobachtet an offen zugänglichen Plätzen. Das stellt durchaus ein Sicherheitsrisiko dar, wenn Dokumente etwa im Ausgabefach liegen bleiben und dadurch für jeden anderen Mitarbeiter oder Externe einsehbar sind. Zum anderen werden Drucksysteme, die in das Firmennetzwerk eingebunden sind, zunehmend zum Angriffsziel für Cyberkriminelle und müssen entsprechend vor Cyber-Angriffen geschützt werden. Dazu müssen Organisationen unter anderem im Blick haben, dass MFPs eine eigene Festplatte und einen eigenen Hauptspeicher besitzen. Darauf können sich durchaus vertrauliche und personenbasierte Daten wie Verträge, Pläne oder Zeugnisse befinden. Um diese Informationen zu sichern, lässt sich das Speichermedium zuverlässig mit einer Festplattenverschlüsselung oder Überschreibung temporärer Daten schützen.
Schutz sensitiver Daten
Auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Organisationen vor Herausforderungen, was ihren Umgang mit personenbezogenen Daten betrifft. Denn Papierstapel, die stundenlang im MFP eines Großraumbüros liegen, sind sowohl für andere Mitarbeiter als auch Besucher einsehbar, die das System nutzen. Deshalb sind neben entsprechenden Schutzmaßnahmen zur Kontrolle der Systemzugriffe auch Richtlinien bezüglich der Nutzung unabdingbar. Das gilt auch bei der Einleitung von Informationen über den MFP. So können Benutzer und Gruppen definiert und festgelegt werden, wer mit welchem System auf welche Weise arbeiten darf. Die Mitarbeiter authentifizieren sich mit einer ID-Karte, einem biometrischen Fingerscanner oder einem persönlichen Kennwort. Sind Benutzer- und Sicherheitsrichtlinien eingerichtet, können nur autorisierte Personen auf vorher definierte Informationen zugreifen. Auf Basis von entsprechenden Protokollinformationen wird die Nutzung des MFPs nachvollziehbar. Zudem sind auch Sicherheitsverletzungen schnell ersichtlich.
Unternehmen sollten deshalb bei der Anbieterauswahl für die Modernisierung oder Aufrüstung ihrer Druck- und Digitalisierungs-Infrastruktur darauf achten, dass umfassende Schutzmaßnahmen enthalten sind. Eine optionale Antivirensoftware überprüft beispielsweise automatisch alle gesendeten und empfangenen Daten in Echtzeit auf Schadprogramme und Viren, sodass interne und externe Empfänger von entsprechenden Daten geschützt sind.
Der 360-Grad-Blick
Multifunktionssysteme spielen im digitalen Zeitalter als zentrale Plattform eine ganz entscheidende Rolle im Informationsworkflow von Organisationen. Um sie jedoch effizient zu nutzen, müssen Unternehmen einiges beachten. Neben der Druckinfrastruktur und den Dokumentenworkflows gehören auch Überlegungen dazu, alle Mitarbeiter zu befähigen, Informationen digital in die Arbeitsprozesse einleiten zu dürfen. Nur, wenn alle Punkte stimmig sind und eine 360-Grad-Betrachtung stattfindet, kann eine optimale Lösung implementiert werden.
Moderne Ansetze mit MFPs als zentralen Informations-Hubs ermöglichen effizientere Workflows, die Mitarbeiter bei ihren täglichen Routineaufgaben unterstützen können. Gleichzeitig müssen die richtigen Security-Features dafür sorgen, dass vertrauliche Daten geschützt sind. Dadurch haben Organisationen die Möglichkeit, Kosteneinsparpotenziale zu realisieren und ihre Effizienz zu erhöhen.
Klaus Schulz, Manager Productmanagement Office & IT Solutions, Konica Minolta Business Solutions Deutschland
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