Eine Erweiterung stellt Unified Messaging dar, das einen einheitlichen Eingang für E-Mail-, Fax- und Sprachnachrichten bereitstellt, der über PCs, Web Browser oder auch telefonisch zugänglich ist. Damit kommen neben Software auch Telefongeräte und -anlagen sowie Netzwerkelemente ins Spiel. Außerdem subsumieren die Marktforscher von IDC Lösungen für Audio-, Video- und Web-Konferenzen unter Collaborative Applications.

Als neuere Erfindungen ordnen sie ferner Technologien des Web 2.0 wie Blogs und Wikis hier ein und besonders auch soziale Plattformen, auf denen Menschen kommunizieren oder auch zusammenarbeiten.

2009 war für den Markt der Collaborative Applications ein schwieriges Jahr, wie für die IT und die Wirtschaft im Allgemeinen. Inzwischen hat sich die Branche deutlich erholt. Signifikant sind die von IDC für jenes Jahr erhobenen weltweiten Zahlen weiterhin. Auf Platz eins lag Microsoft mit einem Umsatz von 2,2145 Milliarden Dollar, 29,2 Prozent Marktanteil und einem Zuwachs von 1,1 Prozent. Auf Platz zwei folgte IBM mit 1,1593 Milliarden Dollar, 15,3 Prozent Anteil und einem Rückgang von 10 Prozent. An dritter Stelle folgte Cisco mit 859,1 Millionen, 11,3 Prozent Marktanteil und einem Zuwachs von 9,9 Prozent. Cisco verdankt seine Position offenkundig dem Thema Unified Messaging. IBM und Microsoft hingegen sind die führenden Anbieter von Collaboration Software im engeren Sinn. Die verbleibenden gut 40 Prozent des von IDC definierten Marktes teilen sich zahlreiche kleine Spieler, darunter auch der in diesem Segment einst wichtige Anbieter Novell mit 1,3 Prozent. Neben traditionell wirtschaftenden Softwareherstellern tummeln sich hier außerdem Open-Source-Anbieter und inzwischen auch der werbefinanzierte Gigant Google.

Als IBM 1995 Lotus übernahm, dominierte Notes, das Lotus 1994 zugekauft und schon vorher vermarktet hatte, den Groupware-Markt. Allmählich entwickelte sich die E-Mail-Plattform Exchange Server von Microsoft mit dem zugehörigen Client Outlook zum wichtigsten Wettbewerber. Mit der Collaboration-Software Sharepoint schließlich kippten die Verhältnisse: Microsoft überholte IBM nicht nur, sondern machte den einstigen Marktführer zu einer weit abgeschlagenen Nummer zwei.

Vorherrschaft bei PCs ist wesentlicher Faktor

Rüdiger Spies, Analyst bei IDC, sieht einen Grund für den Abstieg von Lotus im Verkauf der PC-Sparte. IBM richtet sich deshalb nicht mehr an Konsumenten, während Microsoft mit seinen Technologien, beispielsweise Outlook, dort stark präsent sei. An den Arbeitsplatz bringen diese Konsumenten wiederum ihre erworbene Präferenz für Microsoft-Technologien mit und beeinflussen Kaufentscheidungen von Informationstechnologie, die nahe am Endbenutzer angesiedelt ist. Auch bei den Partnern, die oft einiges Geld mit der Betreuung von PC-Landschaften verdienen, hat IBM wegen des Rückzugs aus der PC-Sparte nach Ansicht von Spies an Relevanz verloren.

Ein zweiter wesentlicher Grund für den Niedergang von Lotus liegt sicher darin, dass IBM das Hauptaugenmerk auf Infrastruktursoftware legt, sodass die anwendungs- und endbenutzernahe Groupware auf ein Nebengleis geriet.