Das Ende der Papierablage

Anpassbare Software

Nach der Evaluierung marktgängiger Produkte entschieden sich die Verantwortlichen für das Produkt ELOprofessional des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office. Diese Software lasse sich durch Skriptprogrammierung flexibel anpassen, führt Werner Fraas ins Feld, EDV/Organisations-Leiter bei J. Schneider Elektrotechnik. »Wichtig waren uns zudem ein benutzerfreundlicher Programmaufbau, eine automatische Belegerfassung sowie eine Workflow-Steuerung.«

In die Auswahl einbezogen hatte das Unternehmen den IT-Haus Informationstechnik Klumpp, von dessen Kompetenz sich der EDV-Leiter bei diversen Workshops und Vorträgen überzeugen konnte. Nach einem Workshop im Oktober 2012 erstellte der ELO-Partner dann ein auf den Kunden Schneider zugeschnittenes Konzept inklusive Pflichtenheft. Nachdem die Entscheidung gefallen war, begann Mitte Dezember 2012 schon die Installation.

»Wir haben es geschafft, die Bearbeitung der Eingangsrechnungen fast komplett papierlos zu gestalten«, resümiert Alexander Schütt, Consultant bei Klumpp. In enger Zusammenarbeit mit dem EDV-Leiter Fraas sei es gelungen, die Prozessschritte auf die jeweilige Einkaufsgruppe zugeschnitten zu automatisieren. Dazu gehören das Verschlagworten, Ablegen und Prüfen, der Bestellabgleich, das Kontieren sowie die Steuerung des Workflow. Nach einer intensiven Testphase wurde das Projekt im Juni 2013 abgenommen.

Der EDV/Organisations-Leiter bestätigt: »Bereits nach kurzer Zeit konnten wir einen hohen Automatisierungsgrad bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen erreichen. Die offenen Schnittstellen erlauben eine schnelle Anpassung an veränderte Prozesse.« Mit dem ECM-System habe man daher eine zukunftssichere Lösung, die viel Papier spare und die Umwelt schone.

Entsprechend werden seit Jahresanfang alle Papierrechnungen im Posteingang eingescannt. Diese sowie alle per Mail oder Fax eingehenden Rechnungen werden dann mit dem ELO-Werkzeug DocXtractor klassifiziert und direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Der Analyser prüft die Rechnungen automatisch gemäß §14 UStG. Der Abgleich der Belege mit den Daten aus dem kaufmännischen System Infor ERP LN – wie Kreditoren-Stammdaten, Bestelldaten und Wareneingänge – erfolgt über hausinterne Programmierung. Des Weiteren ordnet das Klassifizierungsmodul die Geschäftsbereiche für die spätere Workflow-Steuerung und Vorkontierung entsprechend der Artikeldaten und Kontierungsregeln zu. Diese Berechtigungen wurden ebenfalls hausintern hinterlegt, die IT-Experten von Klumpp sorgten für die notwendige Anbindung an das ECM-System. Schließlich bestätigt die Buchhaltung mit Hilfe des Verifier die automatisch erkannten Daten und korrigiert diese, falls notwendig.

Anschließend gelangen die Rechnungen per ELO Workflow und DocXtractor-Export an die drei Einkaufsabteilungen. Hier muss der Sachbearbeiter nur noch die Vorkontierung bestätigen und in Einzelfällen korrigieren. Danach gehen sie sie per Workflow zurück an die Buchhaltung. Dort werden die Buchungssätze erstellt und die Rechnungen inklusive der Buchungsnummer in den Verschlagwortungsfeldern endgültig abgelegt.

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