Dokumente müssen sich in ERP- und CRM-Systeme integrieren lassen, damit Mitarbeiter auch projektbezogen nach Inhalten recherchieren und diese bearbeiten können. Ein passendes Softwaremodul zeigt Staware auf der CeBIT.

In Halle 5, Stand E 48/2 präsentiert der Starnberger ERP-Spezialist Staware auf der CeBIT mit »Dokucenter« ein Software-Modul, mit dem sich Dokumente in allen Formaten finden und richtig zuordnen lassen.

Anwender können für die Suche Kriterien festlegen, die beliebig miteinander kombinierbar sind. Dabei kann es sich beispielsweise um das Anlagedatum und die letzte Bearbeitung eines Dokuments handeln, den Namen des Bearbeiters, Dokumentennummer und -name, Autor oder Status. Auch eine Volltextsuche nach bestimmten Begriffen ist möglich.

Im Gegensatz zu herkömmlichen ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) verwaltet Dokucenter Dokumente nicht nur adress- und personenbezogen, sondern auch mit Bezug auf Projekte. Mit dieser »hierarchischen« Suche anhand von Adressen/ Personen/Projekten, die zudem verknüpft werden können, lassen sich auf Dokumente finden, die bestimmten Vorgängen zugeordnet sind.

Der Anwender kann aber auch diese Art der Hierarchiestufen (Adressen/Personen/Projekte) ausblenden und sich alle Dokumente anzeigen lassen, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt oder einer Person stehen.

Zugriffsrechte anhand von Regeln festlegen

Will der Anwender neue Word- oder Excel-Dokumente erzeugen, stehen ihm Mustervorlagen im firmeneigenen Design zur Verfügung. Sobald der Anwender ein neues Dokument erzeugt, gibt die Software einen fest definierten Pfad mit Dateinamen vor. Damit ist sichergestellt, dass der Anwender Dokumente nicht falsch ablegt.

Der Zugriff auf Dokumente lässt sich zudem über Berechtigungen innerhalb von Vorgangstypen, Dokumentenarten und in einzelnen Projekten regeln. So darf ein Sachbearbeiter zum Beispiel zwar alle Dokumente innerhalb des Vorgangstyps »Angebot« sehen, aber nicht die des Vorgangstyps »Wartungsvertrag«.

Zugriffsrechte können auch auf der Basis von Gruppen definiert werden (Geschäftsführer, Projektleiter, Mitarbeiter, Mitglieder einer Arbeitsgruppe). Zusätzlich bietet das Dokumentenmanagementsystem eine Versionsverwaltung, die bestimmten Mitarbeitern nur die aktuelle Version eines Dokuments zeigt, während der Autor selbst alle Versionen sieht.

Das Dokumentenmanagement-Modul basiert auf der ERP-Lösung »Infocenter« von Staware. Diese umfasst die Informationsverteilung und das Vorgangs- und Dokumentenmanagement, außerdem Funktionen wie Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung und Faktura.

Mit dem Infocenter spricht Staware in erster Linie mittelständische Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche an, vor allem Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Immobilienverwaltungsgesellschaften sowie Steuerberatungskanzleien.

Alles rund um die Messe in Hannover finden Sie im CeBIT-Spezial von Network Computing.